在公司或机构(以下统称机构)的日常开支中，经常性的物品及服务采购往往占一重要比重。在采购过程中如果出现贪污舞弊，对公司可能会构成重大的声誉及金钱损失，因此良好的采购系统至为重要。这份《防贪锦囊》旨在指出采购程序中的贪污风险及建议相应的最佳运作常规，以供公司及机构参考。

基本原则

一套健全的采购制度，应能确保：

●根据公平竞争的原则采购物品及服务；

●所采购的物品及服务是物有所值；

●采购过程具透明度及问责性；

●不容许出现贪污舞弊。

采购指引

公司及机构应制定书面指引，提醒员工在采购时采用一致的准则，以防止有人滥用职权。这些指引应派发给有关职员，并因应运作程序的改变，作定期修订。指引内容应包括：

●为采购不同价值的物品及服务而使用的采购方法（如招标及报价等）；

●不同物品及服务类别的采购程序；

●审批人员的职级及其审批金额上限；

●所需的记录（例如：标书及报价单内容、评审结果、批核人员姓名等）；

●定期检讨批核人员的职级及审批限额；

●禁止重复采购同类物品及服务的时限，及有权豁免有关规定的职级，以防止有员工藉分拆订单，刻意回避有关的采购程序；

●因紧急需要而豁免一般采购程序的规则及审批人员职级；

●随机抽查员工是否遵守采购守则的机制；

●防止贿赂和要求员工申报利益冲突（包括可能被理解为利益冲突的情况）的规定。

分工

为提高监察与制衡，清晰的分工是必须的。以下的工序应尽量由不同职员处理：

●物色供货商投标或提供报价；

●发出订单；

●收货及认收服务；

●确认付款。

采购申请

员工须使用标准表格提交采购申请，并提供下列资料：

●所需物品的细节和数量或服务的规格；

●上一次同类采购的数量及时间；

●上一次同类采购的单价和总值；

●其他条款（例如包装和交货日期）；

●申请者如欲建议邀请报价的供货商或采用单一供货商，须列明原因；

●申请者的姓名和联络电话。审批人员应于采购申请表填写姓名及职级，并签署确认。采购及会计部门应保存一份审批人员的签字式样以便核对。

供货商名单

为避免在甄选供货商过程中出现偏袒情况，机构应编纂一份合适供货商名单。此举不单可节省物色供应商的时间和金钱，并可确保供货商的质素。机构应根据公平原则（如采用轮流方式），邀请名单上的供货商报价。机构应制定将供货商加入名单的准则及程序，并将之知会有关供货商。将供货商加入名单或除名，均应按既定的程序进行，并由高级职员或专责小组批准。

机构应建立评核制度，定期评核供货商的服务质素，以供日后对供货商名单作检讨时参考。机构应制定简明的评核表格，供物品或服务使用者填写。对于评价欠佳的供货商，机构应将评审结果通知他们。如要从名单上删除供货商，亦应作出通知。机构应通知供货商有关采购的政策，包括禁止员工收受非法的费用或未经批准的佣金等。

直接采购

直接采购适用于采购价钱较低、无特别规格要求、而现存供应合约又没有提供的物品。为加强监管，机构必须清楚厘定有关的金额上限和审批人员职级。监督人员应进行抽查，以确保直接采购的物品价钱公平合理，并在过程中没有偏袒任何供货商。监督人员须提高警觉，防止不良员工藉分拆订单，避开因超越某一金额而要遵守更严格报价或招标规定的情况。

报价

如所需的物品或服务的价值未至于须以招标采购，通常应以报价方式采购。下列措施，有助在报价过程中减低滥权的机会：

●列明可以用报价方式采购的物品或服务的性质或价格；

●订定审批人员的职级；

●订明索取报价时，邀请供货商的最少数目；

●记录所有口头报价及尽量要求供货商以传真确认报价；

●如不能达到所需的报价数目，应记录原因；

●监督人员抽样与供货商复核报价记录（包括口头

报价），并联络经常拒绝报价的供货商，以防止有人虚构报价资料。

资料的保密

机构应有足够的安全措施及明确的程序，防止在递交、传真或邮寄的过程中，报价单遗失或报价数据外泄。

以传真递交的报价单，应由一台放置于密闭范围内的指定传真机接收，并由指定职员（以没有参与采购过程者为佳）在截止后负责收取，以防资料外泄。

电子采购

随着电子商贸的发展，机构有时会以电子化方式进行采购。在采购过程中，虽然基本的监控原则与传统的程序相若，但机构亦应建立相应的保密措施，以确保采购过程健全可靠。以下列出一些基本的管制措施供参考：

●使用专有的用户名称和密码，以辨别登入者是否真正用户。

●清楚订明各级人员可使用的系统功能及数据及其采购权限。

●禁止修订已批核的采购申请书及订单。如必须修订，则只应由有特别权限的高级职员进行。

●限制系统输入功能，防止分拆订单；并印制异常事件报告，供管理层参考。

●保存系统运作记录，以作监察及核实之用。这些记录应在指定期限内妥为保存，并且只供高级的系统管理人员或审查人员查阅。

●传送机密数据时，应加密处理以确保安全性。对外的数据传送及接收，则应采用如电子匙等的加密方法。

●透过电子途径递交的标书应严格保密，并只可在截标后，由最少两位授权用户开启。

●系统应自动拒绝迟交的标书。以上列举的仅属部份措施，若有需要，防止贪污处可提供更详细的资料保密措施。

投标

投标方法多用于购买高价的物品和服务。在招标过程中，拟定采购规格、挑选供货商招标及标书评审等步骤均容易出现舞弊情况。因此，投标程序必须提供足够的监察和保密措施，以达到公平竞争的目的。

选择供货商

虽然物品或服务使用者可推荐他们属意的供货商参与投标，机构应对所有核准名单上的供货商一视同仁，给予他们平等的投标机会。

招标规格

拟定物品及服务的招标规格的过程，往往须要使用者及采购人员的参与。为防止招标规格偏袒个别供应商，机构应规定有关员工只可提出所需物品必要的功能及标准，并尽量避免指明牌子。对于高价采购或专门仪器的采购，在招标前，应由专业人员组成的小组审核招标的规格。

投标数据

派发给有可能参与投标的供货商的招标文件应提供所有有关采购的数据，包括投标的时间、地点及列明迟交标书将不获接纳等。机构亦应给予投标者充裕时间安排投标。

为避免在开标前泄漏投标者的身份及防止标书被篡改，机构应要求投标者以注明档案编号、截标日期和时间的白信封投标。为进一步加强安全措施，机构应要求获邀投标的供货商，纵使无意投标，亦须作出回复。为保障公平竞争，所有重要的投标数据（例如标书的评分细则、判标的决定因素、招标规格的修订等）均应通知所有投标者。如须举行简报会或实地视察，应邀请所有投标者参与。

递交标书

标书应一式两份投入双重上锁的投标箱，标箱钥匙则分别由两位适当职级的人员保管。邮寄到达的标书应在截止投标前投入标箱内。截标时间一到，标书应由一个包括至少两名成员的小组实时开启。小组应将标价（包括没有出价的标书）记录在投标总表内。投标者在标价上的任何修改都应由小组圈出和加签。标书正本用以评估，而副本则由一位适当职级的人员妥为保管。迟交的标书不应开启，在盖上「迟交」字样后，应把标书退还投标者。为免标书中的敏感商业数据被滥用，在标书保存期限届满后，所有标书应以保密程序销毁。

评估标书

机构应根据在开标前制定的准则（例如：是否符合货品规格要求、标价、售后服务价钱、供货商过往表现等）来评估标书。负责评估标书的人员，须要提交一份详尽的分析和建议，供批核人员或标书评选委员会作出决定。若评估者不建议采纳与规格吻合的最低价标书，应详细解释原因。如果价格并非审标的主要决定因素，机构应使用经预先批核的评分制度，客观公正地评估标书。如果技术或服务质素的建议在评分中占重要比重，机构更应要求投标者以两个信封分别递交技术或服务质素建议及标价，并先就建议部分评分，然后再比较标价。

通知结果

在批出合约后，应将结果以书面形式通知所有落选的投标者。为增加透明度，机构可在落选的投标者要求下，透露中标者的名称。

豁免投标程序

在某些情况下，机构可能需要豁免采用一般投标或报价程序（例如紧急采购、单一供货商或出于系统兼容性的要求）。所有豁免应由高级职员批核，并清楚记录豁免的详情及原因。

小额现金采购

机构可设立定额备用账户以支付小额或杂项采购。该等费用由垫支者提交发票或经上司核实后申请发还。

在采购某些类别的物品和服务时，利用新的采购方法（如「购物咭」）可能较为合适。在采用这些新方法之前，机构应研究潜在的舞弊风险及制定适当的防止滥用措施。这些措施应包括：

●限制可购买的物品的种类；

●设定购买单一物品的支出上限；

●限制在某一时限内的采购总额。

订单

订单是机构发出，要求供货商供应指定物品或服务的正式文件。（它和采购申请书不同，后者是机构内部批核采购的文件，虽然有时两者可合而为一）。订单应提供足够数据，使供货商能在指定时间内交付符合规格和数量的物品或服务。清晰详尽的订单有助避免日后出现名不符实或交货不足的情况。为了会计和监控上的方便，订单和采购申请书都应有顺序编号。

收货/认收服务

在签收货品或服务前，应根据订单和送货单的数据详细检查、点算或量度。认收服务时，负责人员应评估服务的质素，如感满意的话，签署作实。采购人员及使用者应同时参与收货，以加强制衡。

付款程序

虽然一般的机构会计程序已对付款安排有所规定，但机构仍然须确保有关人员在付款之前，先根据订单，核对发票的资料是否正确无误。为免不良员工无理拖延付款，机构应预先通知供货商一般的付款期限。监督人员亦应抽查付款记录，杜绝舞弊行为。

有关人员应编纂异常情况报告，指出在采购过程中出现的异常情况或趋势（如分拆订单），供管理层参考。

来源：萨傲审计俱乐部