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付款环节是采购业务完成的最后一道关卡,很多内部管理不规范的企业,付款把控不严,将导致企业的直接经济利益流失。
一、审查的内容
是否存在将款项付给未提供服务的供应商;
是否按合同约定的比例及条件支付货款;
供货单位、合同单位、发票出具单位、收款单位名称是否“四统一”;
物资采购数量或金额超过原批准总额的,是否经过授权审批;
退回质保金前,还需对合同履行情况进行最终审核。
二、所需的资料
送货单、入库单、验收单、发票、付款凭证、付款审批资料、审批流程等。
三、审计程序
访谈采购、财务等相关人员,了解采购付款方面的控制流程;
从应付账款明细账中,抽取凭证样本,检查是否有制作人及复核人签字,跟踪至相应的发票、合同(或订单),检查审批手续是否完备,内容是否一致;
访谈财务相关人员,了解采购支付与资金预算比较的控制操作流程,并检查控制流程的有效性;
抽取采购实际支付与资金预算比较书面记录,检查制作人及复核人签字,检查是否经过适当权限的审批;
检查采购订单、送货单、发票、验收单、付款凭证是否一致;
访谈财务部相关人员,了解采购应付账款的截止测试流程,并检查控制流程的有效性;
询问年末应付账款负数的处理过程;调取年末应付账款明细账,对所有负数余额进行检查,并询问原因,跟踪至年末报表,确认已进行必要的重分类调整;
抽取材料入库单,跟踪至相应的发票、凭证及会计账目,检查单据内容的一致性,入账会计期间是否正确;
检查是否存在供应商提供普通发票导致进项税额不得抵扣的情况;
关注各类票据日期是否合理,有无先付款的情况,收款单位是否一致;
询问是否有与供应商对帐的制度;
从供应商发来的函证中抽取样本,跟踪至相应的调节表,并检查差异的调查、分析记录。
四、常见问题
付款审核不严格;
付款方式不恰当;
付款金额控制不严;
票到货未到,账实不一致;
收到的商品未被计入采购;
重复作采购记录;
采购发票未被记录于正确的会计期间;
记录的采购价格不正确;
购买的商品未被记录于正确的费用或资产用户;
现金或转账支付由未经授权的人员执行;
向不正确的供应商银行账户进行付款;
就虚构或未经授权的采购付款;
预付账款长期未获取合规发票,结转成本费用。