第1条 目的
为明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定,及时收回退货款项,特制定本办法。
第2条 退货条件
验收人员应该严格按照公司的验收标准进行验收,不符合公司验收标准的物品为不合格物品。不合格物品应办理退货,主要包括数量与质量两个方面。
1.对于数量上的短缺,采购员应与供应商联系,要求供应商或者补足数量,或者扣减价款。
2.对于质量上的问题,采购员应该首先通知使用部门不能使用该批物品,然后与使用部门、质检部门、相关管理部门联系,决定是否退货还是要求供应商给予适当的折扣。
3.经采购部经理审阅,采购总监审核,总经理审批后与供应商联系退货事宜。
第3条 退货手续
检验人员对于检验不合格的物品,应贴上“不合格”标签,并在《验收报告》上注明不合格的原因,经负责人审核后转采购部门处理并通知请购部门。
第4条 物品出库
当决定退货时,采购员编制“退货通知单”,并授权运输部门将物品退回,同时将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于物品退回后通知采购部和财务部。
第5条 退货款项回收
1.采购员在物品退回后编制借项凭单,其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及金额等。
2.采购部经理审批借项凭单后,交财务部相关人员审核,财务总监或总经理按权限审批。
3.财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。
第6条 折扣事宜
1.采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣,需要同供应商进行谈判后最终确定。
2.折扣金额必须由财务部审核、财务总监经审核后提交总经理审批。
3.折扣金额审批后,采购部应编制借项凭单。
4.财务部门根据借项凭证来调整应付账款。
第7条 本办法经公司总经理批准后施行。
第8条 相关文件表单
1.《验收报告》。
2.“退货通知单”。
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