查问题都找内审,改问题全没动静,怎么办?
内审,尽快查一下这几家供应商参与的招投标项目…
内审,请帮忙梳理一下审批效率低的赌点到底在哪…
实务工作中,很多小伙伴时常遇到这样的尴尬:
排查风险、深挖问题时,各个部门都找内审支持;等审计报告正式出具,问题列清、建议给到,整改却迟迟没有下文。
业务部门在老板或高层领导面前一顿诉苦“ 影响业务开展、增加一线负担 ”,问题往往就被暂缓处理,也就很自然就陷入了问题年年查、年年在,陷入屡审屡犯的死循环。
我们都知道,审计发现问题只是起点,整改落地才算是完成价值创造的闭环。我们深入剖析多个单位情况发现,整改推不动,并不能简单的归因于部门抵触,而背后往往是责任、机制、资源、认知等错综复杂的关系角质导致。
一、整改推不动,并非“抵触”就能导致
很多内审人把整改难归咎于业务部门不配合,其实多数情况是底层逻辑出了问题。
第一,责任悬空,没人真正为结果兜底。 整改要求下发到部门,最后层层甩给基层经办人。部门负责人不牵头,资源协调不动,跨部门事项没人拍板,自然推进不动。而 某些共同负责的后果往往是责任不清、推诿扯皮、出问题了法不责众、不了了之。
第二,建议空泛,正确的废话没法落地。 不少审计建议停留在完善制度、加强审批、提高意识的层面,听起来全对,拿到手不知道从哪下手。 业务部门看不到具体动作、摸不清验收标准,索性拖着不做,反正也说不清改没改到位。
第三,成本倒挂,整改动力天然不足。 整改往往要投入人力、调整流程、增加环节,短期看确实增加工作量、影响推进速度;但不整改的风险是隐性的、远期的,未必立刻爆发。 对业务部门而言,整改是成本、是阻力,不整改是或有风险,优先保当下业绩是本能选择。
第四,态度模糊,高层摇摆消解整改刚性。 如果高层只在查问题时强调重视,一听到业务诉苦就松口、就特例处理,整改的严肃性会瞬间瓦解。时间久了,大家自然会形成一个认知: 只要顶住压力、多找理由,最后大多不了了之。
二、内审必须要多一些实干精神,让整改措施更落地,更具可操作性
推动高效整改的关键一步,是先把审计建议做扎实。
- 建议要具象,不说空话套话。 如上文说说,别说正确的废话, 杜绝完善制度、加强管理这类模糊表述,直接写清改什么、谁来改、改成什么样、多久完成。 比如不说完善采购审批,而明确为 5 万元以上非招标采购需补充三家比价记录,由采购部门负责人复核后提交财务付款,1 个月内完成规则更新。 动作越具体,落地阻力越小。
- 分类施策,不搞一刀切。 把问题分成立行立改、限期整改、长效优化三类。 单据缺失、流程遗漏这类简单问题,要求 15 个工作日内闭环;制度缺陷、系统漏洞这类复杂问题,给出分阶段推进节点;涉及组织架构、业务模式的深层问题,明确专项研究、逐步落地。 不分轻重缓急要求全部立刻整改,本身就不现实。
- 兼顾效率,给出替代方案而不是只说不行。 不能只指出风险、叫停业务,要同步给出兼顾合规与效率的可行路径。 比如指出某类付款审批环节过长,可以同步提出标准化清单制审核、预算内事项授权下沉的优化方案。 只踩刹车不给出路,自然会被当成业务绊脚石,遭到集体抵触。
三、一定要压实责任链条,让整改从可做可不做到必须做、有人担
整改要落地,核心是把压力传到真正能调动资源的人身上,而不是压在基层执行层。
- 找准第一责任人,压力传达到位。 明确被审计单位或部门的主要负责人是整改第一责任人,不是经办人、不是部门内勤。 整改报告由负责人签字确认,整改进度直接向分管领导汇报。 责任压到一把手层面,资源协调、跨部门推进的阻力会小很多。
- 建立销号台账,全程闭环管理。 所有问题统一录入整改台账,逐项明确问题描述、整改要求、责任部门、责任人、完成时限。 完成一项、验收一项、销号一项,未按时完成的自动亮红灯预警。 台账定期更新,同步报送管理层,进行中高管层面的有限范围公示,让整改进度一目了然,避免浑水摸鱼。
- 明确验收标准,杜绝纸面整改。 每一项整改都要有可验证的验收依据。 制度修订要看正式发文,流程优化要看系统配置更新,问题补缴要看资金到账凭证,规范操作要看后续样本核查。 没有实质佐证材料的,一律不予销号,防止写份整改说明就蒙混过关。
四、一定要戳破影响业务的那些托词,把高层支持转化为整改推力
一句影响业务就能搁置整改,本质是高层没有清晰的态度。
- 把风险量化,让高层看清代价。 别说存在风险、可能造成损失这类不痛不痒、推断臆测的模糊表述, 基于证据,用事实说话,有问题就是有问题,有风险就是有风险。 比如该类不合规付款全年涉及金额 1200 万元,按过往同类问题损失率估算,潜在资金风险约 60 万元。 把抽象风险换算成具体数字,管理层才能判断值不值得为了所谓效率承担代价。
- 重大问题直报决策层,减少中转损耗。 涉及重大资金风险、廉洁风险、合规红线的问题,不要层层中转,直接呈报一把手或审计委员会。 同步说明整改紧迫性、拖延的后果,争取最高层的明确批示。 有了顶层明确态度,中间层面的推诿和托词会大幅减少。
- 整改成效纳入考核,绑定部门利益。 推动将整改完成率、问题复发率纳入部门年度绩效考核,与部门评优、负责人绩效薪酬直接挂钩。 当整改不只是合规要求,还和切身利益绑定,重视程度会完全不同,比起反复沟通催促,考核杠杆的撬动作用肯定要更直接有效。
- 分类处置,不搞一刀切。 真的影响一线效率、确实存在现实困难的问题,和业务部门一起研究折中方案,分阶段逐步规范,不追求一步到位。 纯属找借口推脱、本质是怕麻烦不想改的,明确通报、严肃督办,必要时提请管理层问责。区分真实困难和故意推诿,才能既推进工作,又不站到业务的对立面。
五、打破屡审屡犯循环,关键在于由点及面、机制化、系统性的解决问题
如果同样的问题年年出现,说明不是执行问题,是机制问题。如果我们只盯单笔整改,就永远也改不完。
- 共性问题推动制度补漏,从根源减少复发。 单个问题整改是点上的事,同类问题反复出现,就要推动面上的制度流程优化。 比如多个部门都出现报销附件不全,就统一更新报销指引、明确附件清单,前端把规则讲清楚,比事后逐个整改效率高得多, 审计一点、规范一片,才是长效价值。
- 定期回头看,防止整改反弹。 整改销号不是终点,半年到一年内要开展回头看抽查。 重点核查整改措施是否真的落地、同类问题有没有再次发生、制度流程有没有真正执行,很多整改是检查组来了就做、走了就回到老样子,回头看就是要堵住反弹的口子。
- 屡犯问题升级问责,提高违规成本。 对同一部门、同一问题连续两次审计仍未整改的,不能再停留在口头提醒。 升级通报层级,与干部考核、任免挂钩,情节严重的按规定移送追责。 当不整改的代价大于整改的成本,重视程度自然会提升。
六、要把握好边界,谨记推动整改不是制造对立
也要清醒认识到,整改不是越严越好、越快越好,要把握好监督与服务的平衡。
1.区分问题性质。 无心疏漏、客观条件限制导致的问题,以指导帮助为主,协同业务一起完善;明知故犯、谋取私利、屡教不改的问题,坚持原则、严肃督办。 不一棍子打死,也不一味和稀泥。
2.保持动态调整。 整改方案执行中如果确实出现新问题、新困难,及时听取业务意见,合理优化调整。 不僵化教条,不为了维护审计权威而坚持错误方案。
3.锚定共同目标。 内审和业务不是对立关系,最终目标都是把管理做扎实、把风险控制住。 多站在业务角度考虑落地难度,多给出可操作的解决方案,少站在监督视角一味挑错。 共识越多,整改阻力越小。
干过几年内审,我们都会明白,内部审计的价值,很大程度是要靠整改落地来实现。
查出问题是基础能力,能推动整改才是更高维的功力,如果内审只擅长发现问题,却推不动整改,审计成果就会长期停留在纸面上,久而久之,自然也会变成摆设、失去存在感。
内审,只有精准发现每一个问题、稳妥提出每一条建议、高明的压实每一环责任,在借好管理层的推力,辅以培训、宣传、考核长效机制兜底,才能打破查归查、改归改、屡审屡犯的怪圈。 从而真正让整改落地,让内审的价值从报告延伸到具体业务的方方面面。
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