这些年,内部控制越来越受重视,几乎每家单位都在搭体系、建制度、补流程。
但实务工作中,大家多有同感,很多地方做着做着就变了味,然后被业务部门吐槽,内控就是层层审批、处处设卡,本来顺畅的事变得磕磕绊绊,手脚都被捆住了。
内控和内审的伙伴们也委屈不已,明明是为了防风险、守底线,怎么就成了业务的绊脚石。
很多内控捆住了发展的手脚,问题出在哪?
出在建设思路和执行方式上的几个典型偏差。
第一个偏差:为了控制而控制,忘了目标是什么。
不少单位建内控,上来就是对标监管要求,照着指引抄制度,别的公司有什么流程我们也得有,什么风险都要防,什么漏洞都要堵,唯独没认真想过:
我们的业务目标是什么?我们的风险承受能力有多大?哪些控制点是真正必要的?
结果就是流程越建越长,审批节点越来越多,制度越来越厚,业务部门的手脚也越捆越死。为了防住1%的风险,把99%的业务效率都牺牲了,其实,这不是真正的内控,是形式主义、是一种懒政。
第二个偏差:一刀切,不分轻重缓急。
有的单位定制度,不管金额大小、不管风险高低、不管什么业务场景,全用一套流程。五万块的采购要走五遍审批,直到CEO,五百万的项目也是同样的签字顺序;常规报销要填十张单子,新业务拓展也是同样的审批逻辑。
这种宁可错杀一千不可放过一个的思路,看起来是最严谨的,实际上是最不负责任的。它把控制成本平摊到了所有业务上,让大部分人为极少数可能出问题的场景买单,最后必然是所有人都觉得麻烦,然后想尽办法绕流程、走特批,反而把真正的高风险事项掩盖了。
第三个偏差:只说不行,不说怎么才行。
很多内控和审计人员有个职业病,看什么都先看风险,看到问题就说不行、不合规、不能做,但是从来不说怎么才能做,怎么在控制风险的前提下把事做成。
时间长了,业务部门自然会觉得内控就是绊脚石,就是来挑毛病的,遇到事第一反应不是跟内控商量怎么设计方案,而是想着怎么绕过内控先干了再说。这种对立一旦形成,内控就成了业务的对立面,信息越来越封闭,风险反而越来越大。
第四个偏差:重约束轻效率,重形式轻实质。
有些内控措施,看起来无懈可击,实际上一点用没有。比如一张审批单上七八个签字的人,每个人都觉得前面的人看过了自己只是走个过场,最后谁都没认真看;比如要求所有采购都货比三家,但比价单都是补做的,真正选哪家早就定了。
这种形式上的内控,除了降低效率、增加大家的工作量,没有任何实际意义。真正的风险没防住,反而把干活的人折腾得够呛。
第五个偏差:一劳永逸,从不迭代。
业务在变,市场在变,组织在变,但内控体系往往是建完就不变了。三年前的流程,用来管今天的新业务;创业期的管控制度,用到几百亿规模的时候还在执行;老业务的审批逻辑,原封不动套用到创新业务上。
旧制度管新业务,要么就是管不住新风险,要么就是把新业务管死。很多互联网企业创新业务做不起来,不是技术不行、不是团队不行,是每走一步都要按老规矩层层审批,市场机会早就错过了。
真正的内控,应该是什么样?
好的内控体系,应当让守规矩的人觉得顺畅,让想钻空子的人觉得困难,让业务端有支撑,让管理层有底气。
1. 目标导向,从业务出发而非从控制出发
所有管控措施都要围绕业务目标设计,先明确要做成什么事,再锁定影响目标的关键风险,针对性设置控制点。与目标、风险无关的冗余流程,该砍就砍。 比如销售业务,核心盯客户授信、合同审核、回款跟踪就够了,不用在差旅、招待这类细枝末节上层层设卡。 内控贵在抓大放小,精准管住重大风险、不打扰正常业务,才是真水平。
2. 分级分类,不搞一刀切
风险有高低,授权就该有差异。大额、高风险事项审批层级高、管控严;小额、常规化事项就简化流程、充分授权,让一线能快速决策。 对创新业务更要差异化管控,用止损线、负面清单守住底线,之上给足试错空间。用成熟业务的标准卡新业务,创新根本无从谈起。
3. 嵌入流程,控制不是额外负担
最高级的内控是无感的。把管控规则嵌进业务全流程,做事的过程就完成了控制,而非事后补走审批流程。 现在很多企业通过数字化把规则固化进系统,不合规自动拦截、缺资料自动打回,不用人人死记制度,效率和效果都能兼顾。
4. 成本效益,控制绝非越严越好
我一直跟大家分享,内部控制,一定要充分平衡风险、成本、效率。任何控制都有时间、人力、机会成本,为了防范十万块的风险,投入上百万建流程、增岗位,显然得不偿失。内控追求的是风险可控,而非绝对零风险。低概率、低损失的风险完全可以接受,什么风险都想防,最后只会什么事都干不成。
5. 赋能业务,先想成事,再想防错
其实内控人员不该是拦路的守门员,该是业务的合作伙伴。业务提出新方案,不必急着说不行,大可先一起梳理风险点,协助设计合规的落地路径。当业务觉得内控是来帮忙的,才会主动暴露问题,内控才能真正发挥价值。
给内控与内审从业者的几点建议
我们是体系的设计者、推动者,对内控的理解,直接决定了体系最终的走向。
第一,深入业务,别纸上谈兵。多跑一线、多听真实痛点,搞清楚业务怎么运转、风险藏在哪里,做出来的规则才接地气,不会沦为被吐槽的条条框框。
第二,有所为有所不为,不追求绝对完美。先管住最核心的风险,砍掉最冗余的流程,逐步迭代优化。一上来就搞大而全的体系,大多落不了地。
第三,推动动态迭代,不让制度拖后腿。业务在变、市场在变,风险也在变。定期复盘流程,该删的删、该改的改,让内控跟着业务一起生长,别让它变成一成不变的枷锁。
第四,永远记住,生存和发展是根本,创造价值才是硬道理。所以,我们要帮组织做成事,不是拦住大家干事创业。不出事只是底线,不是目标。如果因为过度管控错失发展机会、消磨团队活力,反而是我们的失职。
这些年见过太多企业,要么内控缺失一夜崩盘,要么管控过死慢慢失去活力,两种清醒都是失败。
真正优秀的内控就像空气,不足感知,就像甘露,润物无声,关键时刻,却能托底保护。
我们做内控、干审计,不是为了把人管得服服帖帖,而是让所有人在清晰的规则框架里放心做事,让组织在风浪中行稳致远。
这,才是内部控制真正的意义。
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