采购审计，是任何单位都无法绕过的审计领域，一些单位把大部分精力花在查流程、对单据上，却对某些最有可能别有洞天的 “蛛丝马迹”熟视无睹，今天，分享一下常见的12种异常情况，帮助大家锁定问题，解决问题，发挥审计价值！
1. 关注供应商信息，挖掘隐形关联与利益输送
查供应商资质时，不少小伙伴只看有没有营业执照或经营范围资质是否OK，但真正的问题往往藏在利益冲突的关联关系里。
我们对下属工厂开展审计，发现有个常年合作的供应商 A，报价总比市场价高 5%，但每次都能中标。一开始还以为是质量好，直到有次从HR获取员工家属信息，并对比供应商的工商信息，最终发现 A 公司的监事是采购部副经理的妻子，而这层关系，在供应商准入资料里压根没提，也直接违反了公司采购制度中利益冲突与关系报备条款。
审计人员一定不能给啥看啥，除了看营业执照，还要用 企查查、天眼查等平台查供应商的 股东、法人、监事、地址、电话、邮箱等信息，把这些信息和公司员工名单（尤其是采购、审批岗）做比对，重点看同名、亲属关系（比如法定代表人姓名和采购经理母亲同名）。要是发现供应商注册地址和公司某员工住址一致，更要多留个心眼。
2. 关注比价单，警惕数字游戏和凑数的供应商
比价单是审计必查项，但多数人只看有没有三家报价，却没发现有些供应商根本就是来凑数的。
比如，查某部门的设备采购事项，比价单上列了三家供应商，报价分别是 10 万、9.8 万、9.7 万，最终选了 9.7 万的，流程看着没毛病。但后来偶然发现，那两家报价高的供应商，注册电话居然一模一样[更多审计实战方法案例报告模板关注公众号内审网可参阅学习,内审网注]，通过不同电话按话术打过去，确定了幕后都是中标供应商老板特意注册的壳公司，故意报高价抬轿子。
内审没有执法检查权，但拿到比价单，完全可以先把所有供应商的 联系人、电话、地址扒出来，用 Excel 的条件格式标重复项；再查这几家供应商的注册时间，要是都集中在采购前 1-2 个月，十有八九是临时凑数的。真要比价，得让采购提供供应商的历史合作记录或公开报价平台截图，光靠一张纸可不算数。
3. 关注合同验收条款，小心故意留口子模糊其词
早两年，某被审计单位采购一批电子元件，合同里只写了按行业标准验收，没附具体参数表。货到了后，技术部说性能不达标不敢用，供应商说符合行业常规，两边吵了1个多月，最终打上了官司。
要记住，合同里的验收条款能量化的必须量化，不能用符合要求这种模糊词。更重要的是，要核对 验收标准和 BOM 清单是否一致，有次查生产采购，发现合同验收写的是普通钢材，但BOM 清单里要求高强度合金，就这一字之差，每吨差了数百元块。
4. 关注预付款比例，超30%就得警惕
当然，预付款不是不能付，但付多少、什么时候付，里头像有不少门道。
之前审计集团下面的贸易公司，发现他们给某供应商的预付款常年是50%，但合同里明明写的30%。采购解释说供应商要现金周转，基于多年友好关系，暂时提高了预付比例，没有变更合同，后来才查到，这供应商资金链早不行了，其实，这种私相授受的行为已经将公司拉人资金损失与收货落空的高风险之中。
最好是制定硬标准，除非是垄断性产品，或定制化物料，否则预付款别超 XX%。审计时要分析一下预付款台账，重点看看预付比例超合同的、提前付款的、预付后长时间没到货的。
5.关注发票猫腻，别放过开票方和供应商不一致的情形
发票合规性查得多，但开票方和合同供应商不是一家的情况，常被当代开忽略。
有次查费用报销，看到一张钢材采购票，开票方是XX贸易公司，但合同供应商是XX钢厂。采购解释说贸易公司是钢厂的代理商，结果我们查了钢厂官网并电话询问核实，根本没这个代理商，最后证实是采购私下找贸易公司开票，而且多开了金额。
6. 关注退货单，退了货钱没回来最坑
在某食品厂审计项目中，发现他们半年退了 5 批货，退货单、入库单都齐，但查财务账，没看到供应商退款记录。采购主管反馈供应商说下次抵扣，但翻了后续采购订单，压根没提抵扣的事，还在继续付款，无论是采购有意为之还是忙乱中出现管理真空，这都给单位造成了利益损失。
审计一定要有闭环思维，我们看到
退货单，要去仓库查实际入库记录，别只看单子，去现场看有没有这批货，再去财务查退款流水或下次采购的抵扣凭证。有个简单的笨办法，用 Excel 做退货退款对照表，把退货日期、金额和退款日期、金额一一对应，但凡有超过 3 个月没退款也没抵扣的，建议直接找供应商核实。
7. 关注供应商收款账户，变更得要双确认，签补充协议
审计过程中，发现供应商更换收款账户，这事，审计几乎都都遇到过，但多数人只看盖没盖章，却忘了核实账户真假。
有审计小伙伴遇过一个典型案例，其在项目中发现供应商发了份 “账户变更函”，盖了公章，采购就按新账户付了款。结果两周后供应商又来催款，核查发现，原来那份变更函系伪造，公章也是 PS 的。
记住，只要供应商换账户，必须双重核实，先打供应商财务对账电话（别打变更函里的新电话）确认，再让对方发盖公章的营业执照、新账户开户许可证，签订补充协议或重签合同，没问题才能付。审计时也要查账户变更函、电话核实记录，仅获取或检查对方销售人员单方面发来的函件资料，势必留下风险敞口。
8. 关注小量多次蚂蚁搬家式采购，识别逃避监管行为
一般来讲，各类单位对大宗采购都管得严、盯得紧，但对于小批量、高频次采购容易出现监管漏洞。
如，一些公司规定 “5000 元以上采购需要比价，50万以上需要招标”，结果审计发现，某部门半年内从同一家供应商买了 23 次 办公用品，每次 4500 元至4900元，合计 11 万多。审计项目组核查收货记录及盘点库存发现，实际上并没有买办公用品，而是通过替票套取资金。
审计技巧分享，按供应商、采购部门汇总小额采购（尤其是招标、比价标准临界点附近的），发现类似上文的高频临界金额，一定要追查收货及实务情况。
9.关注验收单上的签字套路，不能只看有没有签字
审计过几年，我们就会发现，签了字不代表没问题，谁签的、怎么签的，里面往往藏着不少坑。
审计项目组曾查过一笔原材料采购，验收单上有质检部经理张三签字，但审计访谈早已得知这个期间，张三在某子公司出差，根本不在该城市。后来才知道，是采购未经沟通自己伪造签字行为，而且，后续生产发现，该批材料不良率明显高于标准，对公司造成了损失。
审计过程中，要重点检查两点：
一是 签字人有没有权限，提前拿各部门授权签字名单，验收单上的人必须在名单里；二是签字日期和到货日期对不对。对于线上审批及电子签字，要通过检查账号登录日志（重点关注登录时间、登录设备、IP地址）发现借用，违规登录等行为。
10. 关注价格波动，别轻信所谓市场行情
价格审计常看 “历史价、同行价”，但忘了 “季节波动” 也能被钻空子。
某公司采购水泥，供应商通知旺季涨价 10%，采购没核实就批了。审计项目组核查查建材网历史价格，发现当时价格平稳，与同行交流亦发现其他单位并未涨价，后与供应商财务沟通核实得知，该涨价系内外勾结舞弊套取资金行为。
审计查证价格，除了比历史价，一定要查公开价格平台，看当时的市场均价；再问 2-3 家其他供应商、采购方的价格（自己独立找）。
11. 关注质保期，小心跟付款节点绑太紧
要知道，质保期和付款节点要是没衔接好，等于白要质保。
有次审计设备采购，合同写明 “质保期 1 年，验收后3个月付尾款”，看起来没问题，但设备验收后 3 个月才付尾款，结果质保期从验收日算，等设备出问题时（验收后 11 个月），尾款早已付完，一旦出现问题，公司必然陷入争议或被动。
质保期，要从验收合格或达到可使用状态开始计算（
达到可使用状态开始计算可以
避免长期不验收导致质保期无从计算）质保金一定要质保期满再付，否则毫无意义。有个比较实用的写法：“质保期 1 年，自设备正常运行满 30 天起算，尾款 5% 在质保期满后支付”，这样既防了供应商提前算质保期，也留了牵制手段。
12. 关注供应商经营状况，定期核查考察重要供应商
审计这些年，我们发现，很多单位对供应商的考察执行都不到位，定期现场考察更是缺失严重。而等到供应商停工、跑路，则为时已晚。
近年，装修行业出现的此类问题尤其典型，工程预付款到位了，工程进度持续缓慢，装修项目经理往往以装修项目太多，人手不够为由解释安抚。而待到某一天，业主方突发发现，工地空无一人，项目经理也哭诉自己也是受害者，代垫了不少资金，还拖欠了数十万分成。
审计项目组立马核查，才知道该供应商 3 个月前就被列入 “经营异常名录”，一堆的诉讼纠纷，前往其办公地址更是发现人去楼空，门口一堆讨债人表示，一个月前，这家更是就没几个人上班了。
避免重蹈覆辙，审计要推动建立和践行供应商核查考察机制，如，
把主要供应商拉个清单，每季度用 “国家企业信用信息公示系统” 或企查查、天眼查之类的工具查一次，看有没有出现经营异常、行政处罚、列入失信名单”，这些信息都是公开的，花 10 分钟就能查，却能避免钱付了、货没到或服务中止的雷。对于核心供应商，一定要定期现场考察其实际经营情况，别裁员数轮无法支持基本运营了还在“深度合作”，岂不成了笑柄？
写在最后
采购水深，采购审计自然是在深水区探险，
这可谓人类的共识。
采购审计从来不是挑错，而是推动组织提质增效、守住钱包的直接手段。其实，很多时候，我们发现，问题并没有那么隐蔽，只要多留个心眼，查的时候多问一句为什么、对不对得上，多去现场看一看，很多问题就能曝光。采购审计，你有哪些想说的，欢迎留言讨论~
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