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审计项目：XX采购专项审计

访谈主题：采购管理整体情况

访谈时间：2023年11月X日  15:30-16:30

访谈地点：XX市 XX大厦XX层XX

被访谈人：XX公司/XX事业部/XX部 张XX

访谈人：XXX、XXX

访 谈 内 容  

一、采购管理总体情况

1、公司对采购管理的组织架构和职责分工是怎样的？有哪些与采购相关的政策及操作手册？

2、公司是否针对不同采购形式设置不同的采购方式？采购方式[如：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等,内审网注,更多审计干货内容搜索关注公众号内审网可查阅获取]主要包括哪些？不同采购方式的应用范围包括哪些？是否会进行集中采购？

3、公司的采购主体是否均为甲方采购？是否有指定乙方为采购主体的情况？划分甲乙双方采购主体的依据是什么？

4、公司如何实现不相容岗位的分离？（如请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审核；采购、验收与相关会计记录；付款的申请、审批与执行的有效分离）

5、公司建立的采购与付款业务的授权制度和审核批准制度是怎样的？

6、公司是否对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险？

二、采购计划

1、公司是否定期制定采购计划(一年/半年/月)？采购计划的编制与审批流程是怎样的？采购计划包含哪些采购物资的采购信息？

2、公司根据采购完成情况是否定期对采购计划进行更新和调整？调整后如何进行审批？

3、公司如何保证采购在采购计划可控范围内执行，防止超量采购导致的浪费？

4、公司通过何种方式对采购酒话执行进行跟踪？有无定期汇报的制度？

5、公司是否根据采购计划的执行对相关部门或相关项目进行考评？

三、供应商管理

1、公司是否制定了供应商的选择和评估政策？选择供应商的形式主要包括哪些？是否建立供应商信息库，对供应商进行分类统计？信息库的内容主要包括哪些方面？是否对供应信息库进行定期更新（要定期更新记录，是否符合制度要求）？更新频率是多少？

2、公司如何对新供应商进行评级？有哪些评价标准？

3、招标时入围供应商应如何进行审定？公司是否制定有合格供应商清单？

4、如何对供应商进行定期进行绩效评估？有哪些评估标准？

四、招投标管理

1、公司是否有招标相关的规定和操作指引？是否规定了达到一定金额或某类物资必须采购招投标方式？对公开招标和邀请招标的划分依据是什么？

2、招标工作由哪些部门参与？有哪些部门牵头负责？

3、招标阶段如何进行？（文书编辑、发表和澄清、开标、评标、澄清与约谈、定标、签约）

4、对于回标文件，公司有哪些部门进行评标？经济标和技术标的评标标准分别是什么？

5、公司除招标外还有哪些采购方式？公司是否针对这些采购方式进行相关的操作指引？采购方式的审批权限是如何规定的？

五、采购执行请购与审批

1、公司是否对不同物资的采购确定归口管理部门，并分配相应的请购权限？

2、公司采购物资定价机制是怎么样的？是否有采购协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格？

3、请购部门如何提出请购需求？请购需求包括哪些必要信息，是否明确规定？公司是否建立了适当的请购审批制度和明确审批权限？

4、公司对于预算内采购项目、超预算项目和预算外采购项目的请购流程和审批权限分别是如何规定的？

5、公司是否建立针对大型、重要物资采购的价格信息库？对价格信息的搜集和整理部门有哪些？价格信息来源重要包括哪些？是否对价格信息进行定期更新？

六、采购合同的签订和管理

1、招投标定标后合同编制需具备哪些要素？

2、合同签订的审批流程是怎么样的？是否按不同金额设置不同的审批权限？

3、非标准范本合同是否经过法务人员的审核？

4、公司如何对采购合同进行管理？

5、公司如何对采购合同的执行情况跟踪监督？

七、验收和付款管理

1、公司对采购到货物资的验收、入库流程是怎么样的？到货物资经哪些部门进行验收？验收内容包括哪些？如何处理未通过验收的材料？是否制定有采购退货管理制度？

2、公司如何进行采购退货管理的？对于设计符合索赔条款的退货，是否会在索赔期内及时办理索赔？

3、公司是如何进行预付款及定金管理的？

4、公司有关于应付账款的相关政策和规定吗？是怎么样的？

5、公司如何对应付账款不形容岗位进行分离？

6、公司如何确认应付账款？对应付账款暂估流程是怎么样的？如何进行暂估？

7、公司是否定期对应付账款进行分析？是否将应付账款分析情况汇报至相关部门负责人及公司领导审阅？

8、公司有哪些付款方式？分别如何进行？对付款方式的审批权限是如何划分的？

9、公司对例外和紧急处理付款、原始发票缺失时的支付如何规定？

10、公司如何与供应商进行对账？若出现对账不符时如何处理？

11、除以上提到的工作内容，您认为在您目前的实际工作中，还有哪些地方有待进一步提升、完善？存在哪些风险点？[内审网提示:本模板可作访谈参考，建议根据单位与审计项目实际情况进行补充或调整，如采购相关系统建设与使用情况]

12、您对本项目的要求和期待？

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