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销售与收款内控专项审计报告

2022-02-19 08:59:00
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关于销售与收款循环内部控制情况的审计报告

根据年度审计计划及总裁的安排,审计部于XXXX年X月XX日起对公司所属销售部门(营销中心、XX业务部及国贸部,以下简称“被审部门”)的内部控制情况进行了审计。根据审计需要,我们将审计范围延伸至其他相关部门,如财务部、物控部等。

审计目标及范围

本次审计涉及销售部门管理制度的建立健全、有效执行及相关表单运用、业务流程履行等。审计依据主要是被审部门提供的制度、单据、报表报告以及用友ERP相关数据等。

审计程序

此次审计对被审部门相关制度的建立健全进行了检查,对内部控制的执行有效性进行了测试。通过问卷调查、询问、观察、检查、重新计算等审计[各类审计报告模板干货资料关注公众号内审网]程序,我们获取了必要的审计依据。

现将具体情况报告如下:

一、业务流程控制方面

1、销售预测制度    

当前公司未建立有效的市场预测机制;对销售计划的制定、分解、依据来源方面无制度要求。现有营销中心05年编制的《产品月销量预测管理规定》至今未更新修改,同时该预测主要是针对经销商,不尽全面。

风险影响:缺乏制度要求,市场预测及销售计划的制定存在一定的随意性,往往出现严重偏离实际的情况,影响公司推行预算管理甚至造成中途而废的结果。

审计建议:建立销售预测及销售计划的作业管理制度,对市场研究、销售计划的确立及分解、修订及考核进行明确。业务预算是全面预算的起点,通过科学、合理销售计划的实施,为公司实行预算管理垫定基础。

2、客户信用管理制度

我们了解到公司信用制度未有效建立起来,对赊销(或分期付款)的客户背景调查不够全面,以至合同执行前并无信用条款(赊销额度、分期次数或账期时间、折扣折让等)的检查确认环节。部份业务未进行任何信用评估即采用公司格式合同确定信用条款(如规定的预付款、分次付款额等)也是不合适的。

风险影响:可能会产生违约风险,给公司造成坏账损失,或者因无任何信用销售丧失部份市场

审计建议:公司目前赊销较少,但如果可通过此方法扩大销量应考虑采用赊销手段;如今后公司采取三方能源合同的形式来促进内销市场的增长,则建立健全信用评估机制也是必不可少的。对于赊销方面,信用制度的内容至少应包括:

A、客户信用政策及等级。可由财务部负责拟定企业信用政策及信用等级标准,销售部门需提供建议及客户的有关资料作为政策制定的参考。公司可对规模大、信誉高、资金雄厚等客户进行适当的赊销(如果可以此手段获取竞争优势);而对一般的小客户、新客户、信誉不太好的客户则不给任何信用交易,实行现款现货。

B、客户信用调查。主要由销售部门进行,规定一定期限进行一次,并及时更新客户档案资料,财务部审定信用等级。信用等级的评定需综合考虑各方因素,包括征求相关部门及人员意见。

C、特殊情况下的信用处理。对于能源合同对象的选择,也应综合考虑信用评估,有针对性地选择客户进行。当然信用制度的建立也依赖于档案管理制度的建立健全。


3、订单报价

A、对外报价,内销部门没有制成书面的利润估算表,也就没有财务部的复核确认。根据我们了解,国际业务部已实行此制度。

B、每个月份财务部并未对订单执行的盈亏异常情况进行原因调查。

风险影响:

A、不利于对订单实际执行时的差异进行调查;

B、不能发现实际报价执行及成本方面的误差。

审计建议:

A、按单的对外报价要制成内部利润估算表并经适当审批后交财务存档;

B、财务部每月进行差异调查,并作成订单执行差异分析报告。

4、合同管理方面。

A、业务人员签合同并无授权备案书。

B、合同审批多表现为事后进行。比较明显的是内销业务员在合同上签字盖章并生效后送交相关人员再进行审批执行。

C 目前在财务部设合同管理员岗位负责合同的保管,但我们了解到合同的借阅审批及登记制度并无完善,有些仅凭一张未审批的传真复印件作为借条,随意性较强。

风险影响:虽然有时业务员在合同签订前会有口头方面的请示或沟通,但未有第三方独立部门的监督与监控,存在一定的风险。

审计风险:

A、合同管理规定应明确授权备案制,对超出授权时间、范围、金额及低于规定毛利润率或有不明确事项时,有关人员不得擅自签署合同。合同授权采取书面形式,一律由总裁或总监(总经理)出具,并有一份交合同管理员备查。

B、应在合同签订前履行审批手续,采取《合同签约申报表》方式进行,对特殊情况,可事后补办该手续。审批手续办理之后,合同管理员应及时跟进合同原件的返回,并对已签订的合同与申报表的内容进行核实。

C、统一合同原件借用的审批登记制度,设立登记簿,明确归还期限要求。

5、销售价格方面。

A、内销常规产品销售时,财务复核人员对价格体系熟悉程度不够。

B、经销产品(含家用、工程)提货价更新不及时。根据了解,2010年内销提货价分别在四、五月份生效,而在此之前,工程经销提货价是08年制定生效的。  

风险影响:

A、可能因存在差错未发现而使公司利益受损。

B、价格更新不及时,可能会与市场脱节,使公司销售丧失价格竞争优势或使公司蒙受不必要的亏损。

审计建议:

A、加强对财务复核人员的培训,定期对复核人员的工作进行检查。

B、在相关文件中约定产品价目表更新修正的期限,并严格执行。

6、部份单据的使用及流转存在缺陷或不足。

A、凭发货通知单进行提货时,客户并不会在单据上签名,或承运司机(公司)送达货物后无客户的签收单返回公司;

B、物控销售出库单并不即时打印并经相关提货或承运人签收,而是一两天打印一次;

C、如客户不需发票,在实现销售(提货)时不开具销售发票,仅在月末一次汇总开出;

D、会计进行收入确认时,并不将以上单据作为原始单据附于会计凭证之后。

风险影响:没有相关人员的签收确认,不利于事后的监督审核,产生纠纷时也不利于举证;不利于账目的审核,甚至在审计或外部查账时可能怀疑公司收入的真实性。

审计建议:

A、涉及到货物所有权转移或责任划分时均应由接收人进行签收(包括客户、司机或物流公司),并将签收单返回物控部附于出库单之后。

B、会计收入凭证必须附上发货通知单、出库单及发票;为不增加工作量,仓库可每隔两天将出库的发货单送交财务,财务将收齐发货通知单、出库单的销售在开具发票后做账,月末时需确保当月单据全部收齐并已入账。

7、工程发料由仓管员填写仅有一联的放行条,且无编号控制,在交由保安确认放行后将单据返回物控部备档,门卫处无任何保管,且财务也无留存。  

风险影响:放行条仅有一联,不利于部门间对单据的交叉核对,出现事故容易造成扯皮情况;没有编号控制也不利于核对单据的完整性,降低单据核对的工作效率。

审计建议:设计三联次的放行条,分别为财务联、门卫、仓库联;按一定规则填写编号,并按类别、顺序及时整理归类。

8、发票签收手续存在不足:

A、发票交由快递公司寄送时,运单仅保存一周即扔弃,并无归档处理;

B、由业务员将发票当面送交客户时,有时没有签收手续;有签收时其收取的收条在款项到账后即会销毁(如XX业务部)。

风险影响:不利于档案资料的完整;出现问题时不能出具有效证据或增加证据搜集的难度。

审计建议:对运单等进行归类存档,无特殊情况一般保留十年;根据被审部门的回复要求,可由财务部制作预先编号的的发票签收单交有关部门使用,并及时将已使用的单据返回存档。

9、销售及毛利分析体系尚未真正建立,对异常情况无分析报告;目前ERP中的销售毛利明细账与总账存在一定的出入,在一定程度上影响到数据的分析和使用。

风险影响:用数据来改善销售决策、为考核提供依据将是销售与毛利分析的重要作用。显尔易见,缺少分析体系的管理是不到位的,对问题的解决也不具有针对性。  

审计建议:建立销售分析制度,定期对销售及毛利情况进行报告。分析报告应充分了解业务情况,同时报告使用人员一定要重视分析的结果,千万不能拿到了报告,看上一眼就扔在一边了,而是一定要督促相关部门、人员一起来分析问题、研究对策。

分析析制度的建立应由财务部在调查业务及管理层需求的基础上进行,通过各种途径收集内外部及行业、竞争对手各时期的相关数据。

10、收款方面存在的缺陷。

A、部份外借收据尚未归还,如深圳办、客服部、汕头等部门去年所借空白收据至今未返还公司留存备查,其中汕头维修员欧海波未还收据达十张、深圳办为六张。

B、返回的收款收据无客户的签字确认,如维修业务普遍存在此现象。

C、部份收款收据无出纳签名。我们在检查四月份凭证时,发现有个别现金收款收据出纳未签名,后经指出均已补齐手续。

D、现金收款比重较大,以至造成不少坐支情况。

风险影响:存在内控风险,容易形成截留、挪用、坐支及责任不清现象,给相关人员留有空子,造成公司损失。

审计建议:

A、财务部按计划借出空白收据,同时规定收据使用人员每季度至少到财务报账一次;如有未使用完的空白收据也需出示以便进行核对, 对未还再借的现象应严格控制,同时核减下次领用收据的份数。

B、售后维修收款收据开据的各联次必须一致,且要求客户在收据上签名确认。

C、出纳必须在现金收款收据上签收,核算主管加强审核力度。

D、要求客户、业务员尽量采取银行结算的方式收款。确实有困难时,如单笔现金收款金额超过两万元,应由经办人填写现金缴款单(进账单)存入公司开户银行,存款后凭银行回单到财务核销账目。

11、应收账款管理。

A、未明确对账要求,尚未形成定期核对应收款的制度;

B、目前的账龄分析表不够全面(仅针对部份客户,主要是工程、外贸等),由合同管理员负责但未经核算主管以上人员复核。

风险影响:无法确认账目的真实性程度,也可能产生债务纠纷问题;未定期进行账龄分析不利于及时发现存在问题,也可能造成超期甚至形成呆坏账。

审计建议:

A、要求最短一季度进行一次应收账款的全面核对,需对账目差异及时查找原因并进行处理,最终对账结果需由客户签字确认,并保存好对账单据。建议此项工作由财务部出具明细对账对,由销售部门负责发出、回收,回收工作于半个月内结束。

B、每月全面编制应收账款账龄分析表,并经适当人员进行复核。

12、客户及用户档案管理方面问题:

A、公司未统一明确档案管理工作由哪些岗位负责。如营销中心销售部及XX业务部由部门文员进行管理、外贸等由业务人员自已管理、工程客户及售后档案由客服务部理。

B、客户档案日常管理不够规范。如客户档案无编号控制、客服部档案未进行归类整理、经销商最终客户信息收集不全、用户保修记录不全。

C、多数档案只有客户名称、地址、联系人姓名及电话等,缺少更为详细背景资料,如资信状况、财务状况、经销商安装售后人数、其他代理品牌。

风险影响:

A、档案管理混乱不利于公司客户资源的保持,甚至业务人员将客户资源变为私属资源,损害企业利益的风险。

B、客户档案的不完善会对售后服务开展形成较大的障碍,甚至会混淆保内保外情况,给公司造成损失。

C、对利用现有客户资源开展宣传推广活动造成困难。

D、档案管理不规范不利于开展客户信用评估工作。

审计建议:公司“用户档案管理”应尽快发布,以规范混乱的档案管理工作。目前公司也正在实施客户关系系统(CRM),这对规范客户档案工作有很大的帮助,但要注意做好前期准备工作,充分考虑各种需求及可能[各类审计报告模板干货资料关注公众号内审网]出现的问题,各使用部门要提高认识,并指定专人积极配合实施工作。

建议公司设立专人负责全公司的客户档案工作,工作内容包括客户档案的创建、更新、维护、保管以及档案资料的跟催、借阅管理等。档案内容包括客户基本信息、信誉记录、维修保养记录、BOM表等等。

二、财务规范方面

1、外币出口业务核算制度存在的缺陷:

A、未设置外币核算制度,如外币银行存款、外币应收账款等。

B、折算为本位币时操作不符准则规定,如外币账户折算均采用买入价进行不合适(准则规定按中间价)。

风险及影响:

A、不能在系统中反映外币发生、结余的情况,不利于账目的查询、数据的统计;

B、汇兑损益不准确,未能反映某个月份的真实汇率差异。

审计建议:完善外币核算制度,对外币银行存款账户、出口应收账款进行双币种核算,实现按币种查询明细账的目的并由系统自动计算汇兑损益。

2、收入确认方面。

A、维修收入(含材料销售、售后服务费用)走其他业务收入会计科目不恰当。

B、08年报审计时将此类收入调整计入主营业务收入,但08年账目仍未调整;09年、10年仍延续旧做法。

风险影响:虽然对公司损益并无影响,但在财务分析(如收入结构、行业对比、业绩质量评价等方面)有不利影响。

审计建议:维修劳务属公司主营业务之一,在进行会计核算时有必要将其列入主营业务处理。

三、其他方面

1、经营方面:热水安装工程(混合销售)合同未分开材料与工程费用,销售实现时一律征收增值税。

风险影响:目前公司一律开据增值税17%发票,而建安(安装劳务费部分)发票营业税率3%。显然目前开票方式增加了税负,也不利于公司会计核算。  

审计建议:

A、评估工程项目分开核算并纳税时税负是否可以做到节税之目的;

B、如评估结果显示可行时,建议公司申请建安资质;合同签订时区分材料销售款与安装费用款,财务并进行分开核算。

C、如自身不可开具建安发票,可到施工地的地税局申请代开。但需注意代开时手续较繁琐,相关事项需在签订合同时就办好手续,同时有关事项也需在合同上进行约定。

2、机构设置方面:

A、XX业务部与营销中心均属内销系统,但两者互不隶属,两个部门建有独立的岗位、制度及考评体系。

B、销售部门组织架构及人员方面不太稳定,调整、变动较为频繁。

C、收款员岗位的设置。

风险影响

A、信息及资源不能完全共享、造成一定的浪费;另外也加大了公司管理成本,使业务流程趋向复杂。

B、不稳定导致营销目标的短视化,不利于公司的长远发展。

审计建议:

A、将XX业务部与营销中心进行合并,整合相关人员及制度体系。

B、营造良好的企业环境,采取公正、公开、透明的员工激励措施。

四、后续回复

我们将审计过程中发现的问题以书面形式发给相关人员详阅,并已收到责任部门的部份回复意见。

1、工程经销提货价已在五月份更新完。

2、均同意建立或完善市场预测、销售计划及其相关考核体系。

3、同意建立信用评估体系,但要求由公司出具办法。

4、外寄单据的快递单不再扔弃,现进行存档管理。

5、认为工程类订单预先制定利润估算表有难度。

6、其他问题均无大异议。

五、整体评价

经过审计,我们认为公司内控制度基本有效,但仍存在一定的缺陷,包括制度的建立健全及内控的执行情况。被审部门应针对以上列示的情况不断完善制度建设、严格执行内控规定。

由于本次审计是公司首次实施,受经验、时间、人力限制,所发现的问题并非存在问题之全部。被审部门应针对所反现的情况,举一反三,自查自纠。


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