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审计出招!降低库存盘点损失超100万…(案例收藏)

2022-11-14 06:05:00
熊义彬
原创
1631

盘点考核,降低损失超百万


熊义彬 / 文;内审网 / 整编


A公司是重庆一家近几年内发展起来的医药连锁公司,A公司有直营门店110多家,员工近600人,每年的销售收入1.5亿元左右。

2021年底,A公司招来一位职业审计师。审计师通过调查发现,该公司一年所有门店的盘亏损失竟然有113.4万元。

这一线索引进了审计师的疑惑。

通过内控审计发现A公司于2017年制订有《门店盘点管理制度》,该制度从盘点目的、盘点周期(季)、人员分工、盘点流程、盘点考核等条款清晰,从审计职业[各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可获取,内审网注]的审慎看,该制度订立还是不错的,浪嘉管理系统上也有每季度分批次进行盘点记录。

问题出在什么地方呢?

审计师陷入了迷惑......

审计师通过提取数据进行分析后发现,这些盘亏损失的大多是贵细、名贵药品、米油、化装品等生活日用品相关的商品。

这引起了审计的怀疑,审计师决定亲自参与到门店的盘点工作中。

通过审计师的实地走访多家门店,调查了解盘点实况,审计发现:

1. A公司的《门店盘存管理制度》形同虚设。门店每季度的所谓盘存就门店店长在浪嘉系统上按盘点操作流程过账后将自已发现有差异的商品数量进行修正而也,并没有实际盘点记录,也就是大多数门店都没有实地盘点。

2. 由于没有实盘,这给部分门店店长,特别是掌握公司盘点漏洞的老店长带来了外盗、内盗、操作失误、赠送等可乘之机。店长将所有的差异全部通过盘点记入亏损。美其名曰为促销、拉客将商品送顾客了,由于无相应的管理制度,赠品发放也没有记录,这种情况的门店相当普遍。一句话,反正差异商品都是送顾客、操作错误了,查无实据,与门店无关,是公司管理问题。

3. 门店盘点考核制度规定,按公司成本价进行赔付,但没有明确考核的部门,门店盘存没有形成考核机制。经抽查财务记账的盘亏损失只有2021年2月盘亏3.75万元与9月盘亏10.9万元直接进入了门店经营损失,也并没有对相应的门店进行考核赔付。

审计师出招

针对上述问题,明确如下管理思路:

1. 门店盘存制度不作大的修订,明确了财务部是门店盘亏的考核部门,财务部每月初分批下发当月门店盘存计划,下月初对上月盘存工作进行检核,并提出盘亏赔付考核表,审计监察中心监督财务部执行考核。否则,审计监察中心将考核财务部CPI。

2. 对门店按季盘点工作,明确了盘点的第一责任人是店长,片区经理领导督促。如超过季度未实物盘点的,按300元一次考核店长、区域经理承担200元一店的领导连带责任。当月出考核报告在全公司范围内进行通报。

3. 对赠品发放必须记录赠送顾客电话,并在同一个销售小票上下账,便于管理部门随时抽查。超过200元的赠品须报区域经理以上的领导审批通过或电话请示后补审批。如未请示同意,擅自发放赠品,由店长按零售价赔付,审计[各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可获取,内审网注]监察中心考核。

4. 除了分批按季定期盘点外,如果发生偷窃、抢劫、火灾、店长离职等,也会进行临时盘点,确定盘亏损失,明确赔付责任。

审计监察中心严格考核监督,截止今年10底,该公司实际盘亏18.35万元,公司除去合理损耗外,收回门店盘亏赔付11.25万元,实际净盘亏只7.1万元,一年为公司降低盘亏损失上百万,堵塞了管理漏洞。

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