审计高效沟通之“一二三四”
- 2019-04-01 22:09:00
- 万君 转贴
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日常内审工作中,时有审计人员与审计对象,特别是需签事实确认书的责任人之间各执己见,争得面红耳赤,有的责任人不理解、执意拖延确认事实,甚至有的原本关系亲密的朋友因此而“翻脸”。究其原因,主要是沟通不畅所致。那么,怎样才能和谐沟通,既守住审计底线,又让审计对象虚心接受,不“伤”和气。现结合实际工作体会浅谈审计沟通,籍以抛砖引玉。
一、坚持一个法宝是基础——沟通交流
沟通是人际交往的基础,一个团队,没有沟通或者沟通不畅,管理效率就会降低。如果内审工作沟通不畅,就会出现审计对象不理解、不支持、不配合、不确认,甚至会产生不必要的怨气,抵触内审工作,进而影响业务经营的稳健发展和内控管理的有序推进,审计效率也会大打折扣。所以,把沟通交流当作内审工作的“法宝”,学会冲突管理,将沟通交流贯穿于审计项目的全过程至关重要。
审前做足功课,加强与领导和审计对象的沟通。一是与领导沟通方案的可行性、适用性,做到审计方案符合管理层当前关注的重点、难点、热点和焦点,有的放矢,不偏不倚,从而取得领导的支持,为顺利开展现场审计铺平道路。二是与审计对象交流审计流程及审计纪律、注意事项,做到审计人员与审计对象都能换位思考,顺利传递审计底线及发现的问题等信息,审计对象以阳光的心态积极面对,双方能在沟通中化解分歧,在交流中凝聚共识。同时,让审计对象明白内部审计就是免费的“体检”,能帮助审计对象进行“病毒”诊治,从而理解内审工作,避免将正常的沟通交流误解为无原则的“勾兑”,及时做好相关档案资料的收集提供等准备工作,配合开展现场审计,提高审计效率,实现审计目标。
审中注重细节,掌握问题沟通主动权。现场审计中,围绕审计方案,把握文件规定,收集佐证资料,适时与问题涉及的相关人员交流其违反的具体规定,指出问题的危害性,如果放任自流会带来的不良后果等信息,确保发现的问题既不夸大,也不吹毛求疵,提高问题发现精准度,切中要害。
审后跟踪交流,取得理解支持。现场审计结束后,审计人员要做好小结,归纳审计发现的问题,从问题表现形式、问题依据、危害性及整改方向等方面进一步与被审计单位沟通交流,透过现象看本质,达成共识,实现和谐沟通,愉快交流,圆满离场。
二、用好两个“工具”是关键——依据和证据
在日常审计中,审计人员要学会用好“依据”和“证据”两个工具。对审计发现的问题,既不能随心所欲想当然地定性,也不能事无巨细机械照搬制度规定,必须要有充分的依据和确凿的证据作支撑,否则,就容易给自己设置沟通障碍,审计意见站不住脚,不能以理服人。
所以,审计人员对审计发现的问题,首先要心中有数,通过本单位“内控合规管理系统”、互联网等渠道查找本单位或监管部门现行规章制度的相应条款,确保依据的关联性;其次是通过调阅相关业务档案,查询本单位有关合规业务系统及“天眼查”(http://www.tianyancha.com/)、“全国法院被执行人信息查询”(http://zhixing.court.gov.cn/search/)、“全国企业信用信息公示系统”(http://gsxt.saic.gov.cn/)等网站,收集责任人操作或审计对象违规经营管理的原件及其复印件、影像、登记信息等证据;再是审计人员根据掌握的依据和证据主动找审计对象及其相关责任人沟通交流,晓之以理,让其心服口服,无可辩驳,虚心接受审计发现的问题。审计人员掌握了“两据”(依据和证据),就掌握了沟通交流的主动权。
三、把握三条底线是核心——案件风险底线,制度规定底线,审计风险底线
对审计发现的问题,要实现与审计对象顺畅沟通,就得围绕“坚持原则但不‘机械’,灵活把握但有‘底线’”的思路。既要从制度规定的适用性来思考,又要从违规操作是否会带来案件风险或隐患进行换位思考。对依据可靠,证据充分,可能会带来潜在案件风险的问题,作为履行审计监督职责的审计人员,要理直气壮地坚持原则,有的放矢地沟通交流,树正气,传递正能量。
但在执行中,对问题的“度”要把握好,避免机械地执行规章制度,视问题的风险、危害等性质和轻重程度灵活把握。而灵活把握不是盲目的灵活,而应在遵循以下三条底线的基础上掌握:一是案件风险底线,审计发现的问题是否具有或潜藏案件隐患,若有,则充分沟通,不能让步;二是制度规定底线,审计发现的问题是否与现行规章制度的明确规定相悖;三是审计风险底线,审计发现的问题是否会带来审计风险,避免盲目灵活而被追究审计责任。坚持这三条底线,能避免纠结于鸡毛蒜皮,忽略严重违规。
四、遵循四个步骤是重点——问题描述的准确性,问题依据的可靠性,点上整改的及时性,坦然面对的客观性
作为审计对象,针对审计发现的问题,本着相互理解的原则,既不为难审计人员,让其违背审计原则“手下留情”,又不在承认事实的同时,生硬拒签事实确认书,否则,必然会设置沟通障碍,适得其反。面对待签的事实确认书,责任人要围绕问题描述的准确性,问题依据的可靠性,点上整改的及时性,坦然面对的客观性理性沟通,以期达成共识。
第一步,仔细阅读事实确认书所描述的问题与实际情况是否一致,若描述有出入,则主动与审计人员沟通交流,提供正确操作的佐证资料供其现场复审。第二步,如果事实确认书对问题的描述无异议,就想方设法查找本单位及监管部门的规章制度,找到支撑自己做法正确的条款,若没有找到相关依据,不妨向审计人员请教,了解政策依据,提高问题整改的效率和针对性。第三步,如果问题描述无误,且违反了相关规章制度,则尽快进行点上整改和补救。
对于现场整改,一要注重及时,二要力求彻底,三要讲究客观,四要坚持理性。第四步,对于事实存在,依据充分,又不能立即整改,甚至现场整改的严重问题,只有坦然面对,委婉沟通,签字确认。检查期或现场审计结束后,审计对象还要针对共性的、突出的、疑难的、敏感的问题从面上规范整改,并适时开展后续跟踪自查,有效防止屡查屡犯。
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