我国内部审计协会发布的《内部审计基本准则》中规定:“内部审计人员应具有较强的人际交往技能,能恰当地与他人进行有效的沟通”。审计沟通的主要类型包括人员沟通和组织沟通,常见的方式有书面沟通和口头沟通。由于工作需要揭露错误和不足,内审人员与审计对象之间会存在着潜在的冲突。所以,在内部审计沟通过程中的相关环节进行若干心理学思考,在保证信息快捷传递和充分交流、增强内审人员交往技能、处理好与审计对象的关系,保证内审工作顺利开展等方面都有着十分重要的意义。  

一、了解沟通对象  

一是找出导入性沟通内容。沟通内容既要不让对方感到唐突尴尬,又要不让其感到肤浅随意。如果太快进入敏感或尖锐的主题,对方难以适应就可能回避、否认,甚至阻抗、厌恶。为此,内审人员不可操之过急,应循序渐进。

一方面初次接触审计沟通,面对询问、会谈、调查、征求意见时,特别是被审计单位在管理中确实存在薄弱环节、甚至违纪问题时,多数沟通对象心里总是不踏实的,故内审人员可以先边缘、再深入,使之适应;另一方面内审人员的主观判断并不一定总是正确的,通过先谈个人感受来获得对方反馈或解释,进而可以调整判断。沟通中直奔主题,如果错了,会使审计专业形象受损;即使对了,也可能使对方感到突然。再者,沟通对象由于级别、岗位的限制,对深层次问题并不一定真正清楚,内审人员太快将问题实质点出来,沟通效果会大受影响。  

二是探索心理问题的根源。从心理学的研究上看,人的思维、情感、行为三者互相联系,引起心理问题的原因是生理、心理、社会等因素交互作用的结果,不仅横向交叉,还有纵向联系,并且两者互相交叠。有些表面上看起来不相干的人和事,却是问题的关键;有些好像是问题的主要原因,细细探究,却只是一种表现。这就要求内审人员善于观察思考和分析判断,并透过现象看本质,辨别真假,找到核心,搞清事情发展的来龙去脉,抓住主要矛盾和根本原因,寻找合适的突破口,纲举才能目张。  

二、审计沟通的内容及形式  

审计沟通的内容应围绕审计目标进行,大致分为三个阶段,分别是审计前期准备阶段、现场审计取证阶段和整改阶段。三个阶段内容各有不同,审前准备阶段的沟通主要是围绕审计目标,收集被审单位经营背景信息,了解被审单位的相关情况,可与被审单位就审计的目标、方式、时间安排等内容进行商量;现场取证阶段的沟通主要围绕审计发现问题对审计底稿进行确认,达成共识,分析问题产生的原因,共同寻找解决问题的办法和措施;整改阶段的沟通主要是围绕整改目标、整改措施、整改效果进行反馈。

沟通的形式主要有两种,即书面沟通和口头沟通,审计前期准备和整改阶段主要以书面沟通为主,现场审计阶段主要以口头沟通为主,口头沟通好了,书面沟通不会出现问题,所以,口头沟通是重点。口头沟通没有固定的方式,可随时、随地、随人、随事而采取随机应变的沟通方式和方法,但必须注意的是,在选择沟通时间时,尽量不要在被审对象发火、疲惫、心烦意乱时与其沟通。  

在审计沟通的三个阶段中,现场审计的沟通是重点,该阶段的沟通一般分三步,即有效倾听、用心思考、合理阐述。有效倾听是沟通成功的关键,即让对方道出实情和原因。要做到有效倾听,一方面要依实提问,合理引导,只有让对方觉得你有兴趣听,他们才愿意讲,且要合理引导,他们才会讲出你想听到的;另一方面要有礼貌,即使你不认同对方的观点和理由,也不要急于修正对方的讲话,不要打断对方,更不要埋怨和指责,影响对方讲话的情绪,要让对方把话讲完,使其有全面说明相关情况的时间和机会。  

用心思考要做到:一是换位思考,对于很多问题,只要讲的是实情,就应先站在被审方的角度进行思考,要理解对方的立场,即使有不同意见,也要尊重对方,因为讲真话没有错,只是立场不同而已;二是分析整理,在认真听取对方讲话的基础上,要对讲话内容进行分析整理,依据国家法律法规、内部规章制度等规定,综合运用心理学、逻辑学、管理学等知识进行推理判断,得出相对客观和符合实际的结论。  

合理阐述,就是说出自己的观点和结论,向对方反馈审计发现的问题,得出审计结论,寻找原因和解决问题的方案。阐述自己的观点和结论一般有以下几种方式：

一是基本型。对基础性、规范性的一般审计发现,即任何人都会得出相同结论的问题,可以直截了当地说出自己的意见和结论;

二是提示型。对明显的违规违纪问题以及有确凿证据的舞弊现象,一定要提示对方存在的风险和后果,还要予以揭示；

三是证实型。对被审对象就同一件事所提供的信息前后不一致或不同的人说法不一样时,可以让对方证实;

四是谅解型。有些问题虽然违规,但确实是外部客观经营环境或主观为了业务发展,则既要体谅对方的实际情况,又要明确说出存在的问题和风险;

五是询问型。 一方面在向被审对象反馈审计发现时,要诚恳地表达希望了解对方的立场、感受、愿望等;另一方面在提审计建议前,要询问了解对方是否有更好的解决办法或整改措施,因为不排除对方有更合理、更符合实际且有操作性的方案,在对方没有更好方案的前提下,再提审计建议,并充分征求对方的意见,使对方更容易接受和落实。  

三、审计沟通应注意的其他事项  

为提高审计效率,最大限度地实现审计目标,使审计沟通的效果最大化,审计过程中,还应注意以下事项:  

一是认真做好审计进点,不走过场。召开被审计对象相关领导、业务部门负责人和其他相关人员参加的进点会谈,说明审计的目的、范围、内容与重点以及工作要求,要求被审单位确定合适的联系部门及审计联系人,提出被审对象的配合事项。  

二是在审计过程中,做好具体事务的衔接工作。能与相关当事人沟通的,就直接与其沟通,需请审计联系人帮助联系的,则由其负责联系,对审计中发现的问题及看法,应及时沟通,减少误会。沟通时,要求言行恰当,不讲粗话、大话、过头话,不讲伤害他人感情的话;举止文明,耐心听取解释,克服简单粗暴的工作方法和盛气凌人的工作态度。  

三是应坚持实事求是和风险控制优先原则。辩证、客观地分析审计情况和问题,采取灵活方式处理,对合理不合法、合法不合理及主观为了业务发展、没有机构或个人道德风险等问题,不死抠条款。对问题的说明和定性不应拔高,对被审计单位所取得的显著成就应加以肯定。  

四是做好审计追踪。在下达审计意见书或管理建议书后,及时开展审计回访和后续审计,落实审计意见和建议的采纳情况,督促被审单位将问题及时整改。  

四、充分而有效的沟通将为审计提供更多增值  

波特在其价值链理论中提出:价值链条间的各种行为是互相影响的,它需要各个价值节点间的协调和配合。作为企业价值链中的节点之一,内部审计不是孤立存在的,如果管理部门对内部审计缺乏信任,内部审计就不可能实现增值,因此内部审计与其他各节点的沟通非常必要。这就要求内部审计在日常经营活动中,与被审计单位建立经营伙伴关系,使内部审计的理念、职能和功效能够为有关部门和领导熟知或了解,使内部审计能够有效地参与到业务经营和管理活动的各个环节,充分发挥好监督、咨询和服务作用,以取得管理部门的信任。

另外,在实施具体审计项目时,事前、事后以及审计过程中,与有关各方的沟通也是必不可少的,只有充分、有效的沟通,才能保证审计项目的顺利开展,最终确保增值目标的实现。同时,鼓励审计人员到一线去实习,学会用一线工作人员的眼光看待经营,从根本上改变了人们对审计的看法,取得业务部门的认同和理解,有利于审计项目的开展。