商场在销售或者购买商品时,可采用明示并如实入帐的方式给予对方或者收受对方在价格上的优惠,是通常所说的“打折”,也叫折扣。折扣有利于促销,是一种合法行为;如果商场在销售或者购买商品时,在帐外暗中给予对方或者暗中收受对方在价格上的优惠或贿赂金,即为回扣。回扣是一种非法行为,没有遵守会计法关于“保证会计资料合法、真实、准确、完整”的规定,未在依法设立的财务账面上体现出来,而被某部门或某人占为已有。

回扣资金支付方式有两种:一是非现金贿赂。如卖方为采购员赠送飞机票、支付旅行账单、赠送礼品等,这些非现金贿赂可以作为公司的一项正常开支予以抵消掩盖。二是现金贿赂。即按采购员的意思使用现金进行贿赂,卖方企业将这笔费用作为销售费用、咨询费用等列支,以掩盖这种非法支付行为。

一、商场产生采购回扣的原因

供应商支付回扣原因有两种: 

1.不正当竞争

销售方为了推销商品,将回扣作为一种提高竞争力的手段。例如,在招标投标中,一些企业运用回扣,先于竞争对手获得有关企业计划和战略方案信息,以及买方企业招标小组所使用的未公开的投标估价准则;或是偷看竞争对手的密封投标,进而向竞争对手提供误导性信息,使其不具备投标资格;笼络企业的有影响力的人员否决其他竞争对手,或者使标的设计要求只有支付了回扣的卖方企业才能达到,以此来达到自己企业中夺标的目的

2.获取不正当利益

有的采购人员和分管采购的领导置本单位利益于不顾,利用有权决定在哪家单位采购和商讨价格的职务之便,主动向销售方索要回扣,就是抬高商品价格或明知采购的劣质产品也在所不惜。 

3.传统的商业习俗

中国的传统历史文化和商业习俗与西方大相径庭。在商业领域,中国人不仅讲利益,更讲感情因素和社会关系网。自中国有商业以来,暗扣行为就是一种非常普遍,而且也是得到大家认可的加强感情因素、习以为常的行为。缺少了暗扣,商业也就好象显得没有生气了。

二、商场杜绝采购回扣的措施

商场降低了采购成本,就相当于提高了商场的利润。因而杜绝采购腐败更显重要。杜绝采购回扣现象的措施主要有: 

1.采购人员的素质教育

采购是一项技术性很强、责任重大的工作,要做好这项工作,必须要有一支精通采购技术、熟悉商品性能、道德水平高、责任感强的高素质队伍。商场应加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育,不断增强法律观念,重视职业道德建设,培养企业团队精神,增强风险防范能力,从根本上杜绝采购回扣的产生。

2.健全商场采购制度,加强采购监督 

应建立与完善商场内部各项采购管理规章制度,通过建立采购管理计划机制、采购风险防范机制、采购风险评价机制、采购风险处理机制和采购风险责任追究机制等,明确采购管理目标、流程、职责、权限,规范采购行为。例如,将市场采购权、价格控制权、质量验收权要做到三权分离,各自负责,互不越位;所采购的每一笔商品都必须由采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人五方都在凭证上签字,才被视为手续全面,才能报销入账;实行计划、审批、询价、招标、合同签订、验收、核算、付款、领用等全过程的监督;实行行政监察、财务审计、制度考核三管齐下的全方位的监控。通过制定企业内部采购管理各项规章制度,形成严密的监督网,杜绝采购回扣现象的发生。

3.采购人员绩效考核

考核不但是调动员工积极性的主要手段,而且是减少采购腐败主观因素的法宝。从个人素质和业务能力两个方面设计考核指标,并具体和量化。个人素质的评价内容包括:谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等;业务能力可以从采购成本、采购质量、供应商的服务等方面设置考核指标。结合个人绩效考核成绩,给以晋升、奖励,或维持现状,或给以警告或辞退。重点应从成本考核做起,只要有涨价情况存在,就必须打呈批件说明涨价情况及原因,一方面可了解涨价原因,做到心中有数,另一方面也可提醒采购主管对此采购合同在审核时要详加注意。如果采购金额较大或者涨价幅度较大的时候,还应将此采购合同送交稽查部门或者财务部门审计,以求排除所有的不合理涨价行为,防止采购回扣的产生。

4.对供应商的管理 

商场应对所有购买的产品建立供应商档案,通过对供应商的管理,可以避免采购业务人员垄断采购信息,从而预防采购人员和供应商之间建立非正常的业务关系。首先建立供应商资格审查机制,主要针对供应商质量管理体系运行和保持情况、质量管理水平和质量保证能力、财务资金状况、配套企业协作关系情况和合同履行情况等方面进行展开。二是建立供应商信誉等级评定机制。信誉等级评定与资格审查的评价侧重点不同,两者不可替代。信誉是指供应商遵纪守法、履行责任和兑现合同承诺的程度。三是争取供应商的合作。和供应商共同制定可行的成本降低计划,与供应商签订长期的采购协议,建立良好的合作关系。

5.制定员工行为守则,与采购员签定禁止商业舞弊的协议

企业应在内部制定一套员工行为守则。其中的一部分如收取礼品政策和公共关系处理规定中,都应明确规定禁止员工接受各种形式的商业贿赂。员工行为守则对包括采购业务人员在内的全体员工均有效。

在预防采购舞弊风险中,采购人员保证书和员工自律承诺,是其中的一个重要措施。保证书和自律承诺主要内容是针对行业和业务中存在的潜在舞弊风险和业务事项,事先对业务人员的行为进行特别规范,采购人员保证承诺遵守公司内控管理政策,遵守和供应商、代理商的交往原则、收礼政策,遵守信息发布规矩等。特别要对自己违反申明承诺后的公司处罚事先做出接受承诺。保证日后不出现处罚难以落实的情况。

6.定期对采购员进行采购品项和采购岗位轮换 

采购员岗位轮换有以下几点好处:一是让企业人员熟悉更多的工作岗位,掌握更多的业务知识,有益于长效管理;二是采购员经常轮换使得他不容易与供应商建立长期密切的关系,避免"轻车熟路",防止腐败现象出现。三是对采购员进行轮换的同时必然要对他的前一段工作情况进行总结考核,对一些已发生的失误和问题,便于及时弥补和纠正,避免造成损失。

7.提高采购人员工资待遇 

许多企业认为采购工作比推销工作容易得多,因而往往会派一些资值平平的人从事采购工作,显然其工资待遇也会比较低。殊不知采购工作对降低公司运营成本的作用十分重要。因而,应选派最优秀的人才承担采购任务,并从利益分配上对其予以激励。企业要想杜绝暗扣行为的发生,单靠一个机制或者是个人信用,还是远远不够的。商业领域最核心的东西只有一样,那就是利益。提高采购人员的工资待遇可以使得采购工作的吸引力增加,进而增进采购人员对企业的忠诚度。