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人力资源管理审计:3大阶段90个具体审计方法

2022-04-25 06:05:00
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内审网 / 整编

审计目标:

1.对人力资源流程有个全面的理解;

2.评价人力资源流程和相关内部控制的效果和效率;

3.对支持人力资源流程的信息系统的可靠性和质量进行评价。

审计程序:

一、准备阶段:

1.和内部审计经理召开计划会议,对范围、方法和时间进行讨论,确定被审单位的期望;确定恰当的联络人。

2.对审计的领域有充分的了解:

A 获得和讨论任何与人力资源有关的材料;

B 考虑在计划和执行审计阶段和人力资源专家讨论的必要性;

C 和审计组其他成员讨论他们在这个领域已经完成的工作;

D 了解人力资源最佳实务,另外查阅以前有关人力资源方面的审计报告;

E 查阅永久的政策和程序,例如书面的规定,以获得全面的了解。

3.发出包括了审计范围、途径和时间的审计[各类型审计方法案例报告模板关注公众号内审网可查阅获取,内审网注]通知书以及具体的文件需求清单到恰当的联络人,清单应包括以下方面:

A 现存的人力资源政策和程序的拷贝;

B 组织结构图和流程图;

C 新员工名单;

D 离职员工名单;

E 进入人力资源系统的用户名(此处理解为独立查询账号,内审网注)和密码;

F 查阅人事档案的权限。

4.计划和召开和人力资源经理的见面会,重新说明审计范围和时间安排,确保上述事项的恰当,并且达到了人力资源职能和内部审计职能的要求。确定交流会议的时间表以及沟通方式。

二、现场阶段-招聘

1.记录对招聘流程的理解;

2.对以下进行确定/ 询问:

A 是否使用了新雇员文件清单来保证所有必须的文件都已取得并保存在员工档案中;

B 每个新员工是否都对应的录用审批表?

C 是否有最新的的岗位说明书?

D 新员工的档案是否被复核以保证所有的文件均已保存在档案中;

E 员工档案是否放置在上锁的文件柜抽屉中;

F 是否设立签名权限系统来保证招募活动得到批准。

3.查阅人事招聘报告,并且随机选择15 个新雇员样本进行测试:

A 追踪新员工信息到员工档案的支持文件和在线系统,确保信息的一致;

B 确保恰当的管理层批准了新招聘的员工;

C 确保人力资源部门及时地将新雇员的附加信息输入到系统;

D 确保新雇员的档案有恰当的授权并且应包括以下内容:录用信,任职申请,个人资料,保密协议,员工登记表,期权要求表(假如有),调动协议(假如需要),激励与奖励计划(假如有),背景调查批准书,薪酬分析,面试评价表,证明材料,职业道德和价值观申明等,查阅公司的有关政策[各类型审计方法案例报告模板关注公众号内审网可查阅获取,内审网注]与程序,修改有关资料要求以确保所有附加的文件均包含在档案中。

三、现场阶段-离职

1.记录对离职处理流程的理解;

2.对以下进行确定/ 询问:

A 人力资源部门如何知晓员工的离职/ 辞职?

B 离职信息如何传递到薪酬计算部门?

C 当前的人员流动率是多少?说明20%-25% 或者更高的流动率意味着员工较高的不满意,甚至有潜在的诉讼可能。

D 人力资源部门开展离职面谈吗?或者离职后的面谈?

E 是否有程序保证所有大额的借出资产(例如笔记本电脑、借款、票据)在员工离开之前全部收回?

F 人力资源部门在员工决定离开之前与员工谈话吗?

G 员工在离开之前是否完成了包含有特定的离职原因的调查表吗?如果有,这些情况落实没有?

H 对于非自愿的离职,是否在员工离职档案中包含有相关事项及补偿支付等实际情况记录?

I 是否设置离职程序表以确保所有需要的文件均已完备并保存在员工档案中?

3.查阅关于员工离职的报告并随机抽取10 个离职员工样本测试:

A 追踪离职信息到员工档案的支持文件和在线系统保证一致性?

B 确保恰当的管理层批准了员工离职;

C 验证在线系统中员工的离职是否在同日记录在档案中?

D 确保离职雇员的档案有恰当的授权并且应包括以下内容:证明已离职的表,离职文件清单,辞职信,离职调查问卷,借出资产备忘录,对于非自愿离职员工的相关事项、离职补偿以及最终的付款单据的复印件。查阅公司的有关政策与程序,修改有关资料要求以确保所有附加的文件均包含在档案中。

四、现场阶段—激励 / 奖励计划(如有)

1.记录对激励 / 奖励计划处理流程的理解

2.确定/询问以下事项:

A 有什么措施可以保证发给员工的报酬没有超过规定的金额?

B 有什么措施可以保证激励 / 奖励计划被复核?

3.查阅关于激励 / 奖励计划的人力资源报告,随机抽取 5 个员工进行测试:

A 追踪激励 / 奖励计划的信息到员工档案的支持文件和在线系统确认一致?

B 验证在录用信上列明的激励 / 奖励计划的金额

C 确认实际支付金额没有超过规定的金额

D 确认在档案中包含了激励 / 奖励计划的协议。

五、现场阶段—工资变化

1.记录对工资变化处理流程的理解

2.确认/询问以下的事项:

A 是否存在一个自动的措施来批准员工工资变化?

B 是否有签名授权系统来保证员工工资变化得到了恰当的授权?

3.查阅工资变化的报告,随机抽取 5 个工资变化的雇员进行测试:

A 追踪工资变动的信息到员工档案的支持文件和在线系统确认一致?

B 确保恰当的管理层批准了员工工资的变化;

C 确认变化以后的工资发放按照新的标准执行?

D 确认工资的变化及时计入了信息系统。

六、现场阶段—绩效评估/ 培训

1.记录对工资变化处理流程的理解

2.确认/询问以下的事项:

A 采取了何种绩效评估系统,是自动的吗?

B 是否以年度的评估来决定薪水?

C 是否有正式的稳定的程序?

D 主管是否被训练以有效的对他们管辖内的员工进行评估?

E 自下而上的反馈有用吗?

F 实行什么样的评估方法?

3.查阅以前年度招募的员工的样本以测试是否有恰当的绩效评估程序?

七、现场阶段—其他

确认/询问以下的事项:

法务:

A 过去是否有和人力相关的法律诉讼?

B 当前是否有现实或潜在的法律诉讼?

外包:

A 人力资源职能的哪个部分是外包的?这些外包职能如何监控?

人力资源的效果:

B 他们能够识别 3 个最强的领域和 3 个最有机会发展或提高的领域吗?

C 人力资源部门职员的技能和资格如何?他们是不是属于多面手进入人力资源部门,没有经过专门的训练?

D 其他公司如何管理人力资源,有可以做基准比较的机会吗?

训练和发展:

E 有正式的培训和发展机会吗?

F 员工可以接受所有可以使他们在工作中更有效的培训吗?

人力资源信息系统:

G 人力资源信息系统和工资簿连接吗?

H 人力资源信息系统可以覆盖年度薪水管理、预算、市场薪水行情跟踪、岗位评估、薪水历史、更新薪水结构吗?

I 在员工离职信息进入系统之前,离职支票会通过工资簿被签发吗?

J人力资源系统的密码是否受保护?如是,密码多久会被更换?密码长度是多少?

屏幕反应时间?

报酬:

K 要求查阅按照薪水级别排列的薪水清单,是否在薪水级别上有重要的不公平或支付的薪水超出了合理的范围?

L 有确定的薪级和浮动的范围吗?

M 有没有定期与市场薪水进行比较?

N 薪资调查是最新的吗?

招聘:

O 填补空缺的时间和成本是多少,有度量吗?注意;6 个月太长了。

P 人力资源部门如何知道需要招募新的员工?

Q 人员流动率是否过高/

R 空缺职位信息是否在内部公开,还是在互联网上?

S 在录用前有没有测试?

T 有没有全面的面谈?

U 是否根据证明及背景调查来确定录用?

V 有没有录用推荐程序?

W 有没有团队整合项目(例如目标澄清,共同观点等)?

八、报告阶段

1.准备审计报告初稿

包括以下内容:

A 以高级的方式描述人力资源流程,识别控制和缺陷;

B 提供人力资源方面已知的“最佳实务”,对应最佳实务评价目前业务的效率和效果;

C与其他公司的人力资源对比基准分析;

D描述有限测试结果;E总结观察和管理计划;

2.发布报告

A 将初稿交给责任方和管理层征求意见;

B 明确设定管理层回复的最后期限;

C 校对报告;  

D 将管理层回复记录在工作底稿中。

F 正式在适当的范围内发出报告


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