XX公司关于费用管理的若干规定  

第一章  总则  

第一条 为了加强对XX公司费用支出的管理，本着节约开支、提高效益、理顺关系、明确职责的原则，制定本规定。  

第二条 费用开支标准及审批权限由XX公司财务部拟制，报经XX公司股东会审核批准后，由公司总经理签署下发执行。  

第三条 本规定适用于XX公司所有正式员工（包括试用期员工）的各项费用性支出。

第四条 如遇公司有特殊规定的费用项目或报销流程，按照平大境界公司的统一要求审批、备案、执行等。

第二章  费用预算  

第五条 公司内各费用单位应严格以《预算管理办法》为要求，制定本单位费用预算，报预算管理委员会审核，最终经董事审长批后下发执行。  

第六条 各预算单位应严格以本单位费用预算额度为限进行各项费用支出。费用支出将结合《预算管理办法》以及相应考核制度进行科学、合理的考核。  

第三章  费用支出及审批流程  

第七条 按照内部控制的要求，费用支出实行二级审批原则，即费用[各类审计报告模板审计方法案例搜索关注公众号内审网可查阅获取,内审网注]在支出前须在业务层面和财务层面分别经过两级审核审批才能对外付出。

具体职责和分工如下：

一、业务部门的审核。  费用支出先由业务部门负责人就其真实性、必要性进行审核。

二、财务部门的审核。  费用支出经业务负责人审核后，再由会计对其发票的真实性进行复核、并对是否预算内、是否符合相关管理规定等进行审核并签署审核意见，并按费用支出的审批权限报财务总监审核；公司经理对财务总监的审核结果进行监督和确认，并最终审批支出。  

第八条 费用支出的审批权限及流程（详见相关规定）

一、一般审批权限及流程  

审批原则：二级审批制度。总监（含）以下级别员工在费用报销和款项借出前，在本部门和财务部均至少要经两级负责人员的审核审批，其中业务部门具有审核审  批权的为总监级（含）以上领导，财务部的审核审批人分别为会计和总监级（含）以上主管财务领导。总经理（含）以上级别员工在费用报销和款项借出前，需经董  事长或公司分管领导，公司财务总监审核审批。  

二、特殊审批权限及流程  

特殊审批权限及流程适用于因特殊原因发生的、超出费用管理一般规定之外的各项支出的审批。需要特殊审批的费用须由申请人书面或邮件写明特殊费用发生的详尽原因，由各业务审批人逐一签批后交给会计，会计凭书面或邮件的说明审核继续进行报销的审核。  

第九条 费用借款  

一、严格执行“前款不清，后款不借”的原则。  

二、所有借款均挂借款人名下，并在借款使用后及时偿还或报销。

三、借款时由借款人填写纸面借款单，按费用支出流程审核、审批后执行。  

四、每月15日前，财务部将通过邮件方式通知上月末有欠款的员工归还欠款。原则上在  通知的当月，所有员工必须将个人借款还清；否则财务部将知会人力资源部，在发  放次月工资时扣发欠款部分。  

五、公司员工在离司或转岗时应到财务部清理借款后才能办理有关手续。  

第十条 费用报销  

一、除支付工资和支付个人劳务费用外，必须凭真实、合法发票报销。  

（一）物资采购和领用  

1、生产和销售用的物资统一由销售部办理；  

2、符合固定资产条件的物料按照会计法规中相关固定资产管理规定进行管理；  

3、除以上两类以外的其他物料采购和领用，包括市场物料和研发物料等,报销时须提供  采购清单，领用出库单、发放签收单等相关单据。同时，应由主管部门建立收发存备查簿，明确物料保管责任人，每月定期盘点，财务不定期监盘。如果物料形态发生改变影响价值，需要及时登记更新。  

（二）会议费报销  

1、需提供会议费发票和会议日程安排和费用计划。异地会议，单次参与人数在3人以上，  10人以下的，还应提供XX公司总经理备案；单次参与人数在10人以上的，经XX公司总经理审批后，还应提供董事长或公司办公室的备案。  

2、装修费报销，除提供真实、合法的装修费发票外，还需提供装修合同。  

3、运输费报销，除提供运费发票外，还需提供运输合同和收货方签收单。  

4、销售服务费报销，对于以现金方式兑现的店面服务费、促销服务费，除提供发票外，还需提供服务合同；  （以上提到的各种单据资料，均为履行费用支出审批手续不可或缺的组成部分。）  

二、员工的日常费用原则上应在发生当月报销，差旅费在员工出差返回的一周内报销。特殊情况导致费用[各类审计报告模板审计方法案例搜索关注公众号内审网可查阅获取,内审网注]未按时报销的，须经总经理或授权人特批后才予以报销。  

三、各种税款及行政经费的返还款，按“帐内管理，先审批后使用”的原则：收到时须及  时入账，单独核算；使用时按规定流程审核审批后方可执行。  

第四章  关于市内交通费的规定  

第十一条 市内交通费是指公司员工在工作时间因公外出办事或加班（加班情形的认定以人力资源部相关规定为准）乘坐交通工具而发生的交通费用，正常上下班发生的费用  不予以报销。但员工为完成工作任务而自发自愿在工作日晚20点以后或节假日往 返工作场所所发生的交通费用可报销。  

第十二条 市内交通费报销时须按时间顺序填列交通费附表，加班（按人力资源的相关规定认定）、工作日晚20点后或节假日的交通费报销以相应的考勤资料为依据。  

第十三条 市内交通费应按月报销，即当月报销上月21日至本月20日的市内交通费，逾期报销，财务部不予办理。  

第十四条 市内交通费的报销标准参考范围如下，公司财务部根据本公司实际情况在以下范围内确定本公司的具体标准和执行细则，经总经理签章并报集团财务部审批、备案  后准予执行。公司总监级及其以上人员以及销售推广人员可以提供汽油费发票报  销，但此时报销标准仅为核定报销标准的80%，其他人员一律凭公共交通工具的发  票进行报销。市内交通费报销汽油费发票的人员不同时报销公共交通工具发票。涉  及车改的人员优先执行公司车改有关政策，不再按以上规定报销。  

第五章  关于无线通讯费的规定  

第十五条 无线通讯费指公司员工使用无线通讯工具而发生的费用。  

第十六条 员工购买通讯工具的费用由员工个人承担。  

第十七条 无线通讯费按岗位核定标准报销，公司财务部根据本公司实际情况确定本公司的具体标准和执行细则，经总经理签章并报董事会审批、备案后准予执行。无线通  讯费每月报销，季度控制。  

第十八条 通讯费应在当月报销，员工按照员工在线登记的电话号码，提供真实合格的发票报销。未在员工在线登记电话号码的，不予报销。  

第六章  关于业务招待费的规定

第十九条 业务招待费是指公司为加强与业务伙伴、客户及XX等部门的关系，为公司生产、经营创建良好的外部关系和社会环境而发生的招待餐费、住宿费、礼品费等支出。  公司各部门在业务活动和接待工作中，根据具体情况可安排招待用餐，也可适当赠  送纪念品或礼品。赠送公司统一定做的礼品，按照公司礼品领用规定执行，费用将  计入领用部门；领用公司库存商品作为礼品，所赠送礼品计入部门费用；市场部举  办市场活动所赠送的礼品，费用计入市场费。  

第二十条 招待用餐标准原则上每人每餐不超过50元，重点招待每人每餐不超过200元，特殊客户每人每餐不超过300元。

第二十一条 业务招待费发票报销须在费用报销系统上填写业务招待费附表，注明招待时间、招待地点、招待对象、人数、金额等内容。  

第二十二条 业务招待费实行业务负责人负责制，各部门要严格控制业务招待费支出，严禁以公司名义报销个人消费的行为。  

第七章  关于差旅费的规定  

第二十三条 差旅费指公司员工因公出差而发生的交通费、托运行李费、住宿费、出差补助等；因公出差发生的交际费凭合格发票单独报销并执行业务招待费的相关规定。  本规定中差旅费包括：省内出差旅费、国内出差旅费。省内出差指出差人因公  离开工作所在地市到省内其他地区办事；国内出差指出差人因公离开工作所在  地到中国其他地区办事。开私车省内出差可以用汽油费发票报销差旅交通费，  报销标准为：以到达出差地的T字头火车硬卧票价报销长途车费，以出差地的  差旅市内交通费额度报销出差地车费。按照实际出差人数乘以报销标准。车改  车省内出差的报销同私车。  

第二十四条 考虑到地域经济发达程度的不同，将国内城市按省会城市和其他地区进行权数区分。  

第二十五条 公司各部门人员出差，由出差人员在填写纸面的借款单，注明出差日期、地点、天数、交通工具和住宿标准等，按规定的审批流程申请借款。报销时凭真实、  合格的发票在规定的标准内据实报销。参加学习、会议、培训等的出差，在借  款或报销时需同时提供会议或培训通知。  

第二十六条 出差人员返回后，应在一周内办理报销手续。  

第二十七条 出差期间发生的住宿、交通等费用在限额之内，据实按发票报销，计入差旅费，超限额部分自理。

第二十八条 国内出差——交通工具规定：详见相关规定。因公司统一购买交通意外险，故差旅费中不再报销相关保险费用。  

第二十九条 国内出差——住宿费规定：详见相关规定  

第三十条 国内出差补贴：详见相关规定。因公参加学习、会议、培训等，伙食由组织者统一安排并承担的，不再享受补助。  

第三十一条 国内出差——市内交通费规定：相关规定  

第三十二条 国外出差差旅费报销标准  

一、因公出国须经董事长批准。  

二、出国人员需依照平大境界公司关于出国的具体规定报批报备。  

三、公司员工出差国外，必须在出国前按照规定的开支标准认真编制费用计划，  按规定审批后准予借款；费用报销时由出差小组负责人或个人提供住宿、交  通、伙食相应支出项目的付款凭据，在标准总额内报销；无法提供付款凭据  的任何支出，不给予报销。  

第八章  关于会议费、认证费、咨询费、劳务费、借物使用费的规定  

第三十三条 会议费指公司举办、参加的各种业务会议的支出，包括各种行业会费，参加各种外部会议交纳的会务费，以及举办会议的场租费、会议统一食宿费、会议举  办活动费等。公司对代理商、客户培训的费用也计入会议费。公司内部的会议  费由会议的主办方预算，不包括参会方因参加会议发生的长途交通费，该费用  由参会方计入本部门差旅费预算中。人力资源部组办的年终大会等的会议费计  入福利费预算，市场部组办的代理商大会的费用计入市场费预算。  

第三十四条 认证费是指公司为取得外部机构的证明、证件等而支付的费用，质量认证费、产品认可实验费、工商年检费、更换营业执照费用、更换税务登记证费用、申  请商标注册、专利注册等。  

第三十五条 咨询费指公司因拓展业务、开发市场、获取信息或知识等原因接收外部单位服务而支付的费用，这些外部单位包括顾问公司、会计师事务所、税务咨询事务  所、法律事务所、管理咨询事务所等中介机构。  

第三十六条 劳务费指公司支付给临时招用的散工（计件工、定量包工等）、聘请的专家或顾问以及各种应给予报酬的外单位人员的费用，保安费用也计入劳务费。劳务费  的报销原则上须提供税务局认可的正式发票，凭劳务人员本人身份证件签字领  取。

第三十七条 借物使用费指公司各部门借用公司产品超期未还而发生的费用，根据公司有关《借物管理规定》计算提取。借物使用费不做预算，在实际发生后挤占该部门当  期总预算额度。  

第九章  关于工资福利等费用的规定  

第三十八条 职工工资  工资指按照公司工资制度的规定，支付给公司有正式编制员工（包括试用期员工）的劳动报酬。按照发放总额代扣代缴个人所得税。  

第三十九条 福利费  福利费包括公司为员工缴纳的非政府强制性质的商业保险和日常福利。福利费的范围与报销依照人力资源部相关规定进行。  

第四十条 社会保障金  社会保障金指公司按规定计提交纳的住房公积金、养老保险金、失业保险金、医疗保险金（社会统筹）、工伤保险金、生育保险金以及当地政府强制规定需交纳  的其他保险金。具体按人力资源部相关规定执行。  

第四十一条 工会经费  工会经费是指公司按照国家规定支付的工会经费，具体按人力资源部相关规定执行。  

第四十二条 培训费  培训费指本公司员工接受进修、培训，由培训组织者统一支付的费用。包括公司因举办培训而发生的场租、用餐以及人员住宿等费用，和公司员工接收外部  培训交纳的培训费等。因接受培训发生的长途交通费计入差旅费。公司各种培训  归口人力资源部统一管理，由人力资源部协调有关部门统一规划、设计、审核、  组织、评估，具体审批流程见人力资源部有关培训的管理规定。  

第四十三条 招聘费  招聘费是指人力资源部用于招聘所发生的非人工费用，如招聘广告费、参加人才招聘活动的费用、支付猎头公司的费用等。  

第四十四条 劳动保护费  劳动保护费是指公司为保证员工正常工作条件，购买劳动保护用品、劳动保护设施而发生的费用，由人力资源部负责。  

第四十五条 办公费办公费指公司办公所需日常用品的费用，包括书报费、办公用品费以及其他杂费。办公费归口行政管理部统一管理。

一、书报费指公司订阅购买各种书刊、报纸、杂志的费用，公司各部门不得订  阅非业务类书报，且对订阅的种类数量等要认真精简。  

二、办公用品费具体包括购买办公用笔、纸等文具，购买硒鼓、软盘、光盘等耗  材的费用以及复印费、印刷办公用资料而发生的印刷费用等。公司办公文具  统一由行政管理部负责购买、保管并以记帐方式发放。硒鼓、墨盒等耗材统  一由信息技术部负责购买、保管。  

三、其他杂费指公司搬运费、购买饮用水、一次性纸杯等发生的费用。  

第四十六条 车辆使用费  车辆使用费指本公司交通运输工具（汽车）发生的各种费用，主要包括公司公务用车养路费、过路过桥费、停车场费、汽油费，汽车维修费（即对汽车  装饰、保养、修理以及加装辅助配件等发生的费用）等；但不包括保险费（计入财产保险费）和车船使用税（计入各项税费）。  

第四十七条 水电费  水电费指公司日常工作发生的用水费、用电费、空调费、暖气费等，由行政管理部归口管理。  

第四十八条 日常维修费  日常维修费指对非车辆类的固定资产、办公家具、低值易耗品、计算机软件进行维护、保养、修理、装饰、改良等发生的费用，主要包括：办公设备维  修费，包括不对原固定资产的主要特征发生改变的改装、维护、修理等各项费  用（如计算机扩内存、配鼠标、复印机维修、空调维修等）和对办公家具修理  所发生的费用等。  

第四十九条 财产保险费  财产保险费指公司对所有权或使用权属公司所有的财产进行保险而支付给保险公司的费用，主要包括汽车保险、房产保险以及商品保险等，保险公司返  还的无赔款优待，应冲减财产保险费。  

第五十条 折旧费  折旧费指公司拥有的房屋建筑物、机器设备、电子设备、运输设备等各类固定资产按照公司折旧政策计提的折旧费用，其中电子设备折旧又分为信息管  理设备折旧、研发专用设备折旧和其他电子设备折旧等。房屋建筑物折旧年限10-40年，残值率4%，其他折旧年限5年、残值率4%。固定资产的增加、减少  按公司有关规定执行。  

第五十一条 租赁费  租赁费是指公司因经营需要而向其他单位租用房屋、设备、仪器等支出的费用。租赁费主要包括：租赁房屋的房租，租用设备、仪器等的租金，房屋租  赁费按照租赁期分期摊销或预提。租赁费在首次支出时须提供租赁合同[租赁新准则已经启用,须按最新准则执行,内审网注]。  

第五十二条 物业管理费  物业管理费是指公司依据与物业公司签订的相关合同，为保证公司办公场所正常使用支付给物业公司的费用。  

第十章  关于邮电网络费的规定  

第五十三条 邮电网络费  邮电网络费指由于使用电话、网络等通讯工具发生的费用以及邮递运送信函、文件、彩页资料、EMS等的费用。主要包括有线电话费、网络专线费、热  线电话费、电话装置费、邮递费等。  

第十一章  关于市场费、文化宣传费的规定  

第五十四条 市场费  

一、市场费是为宣传推介公司产品和劳务，为提高公司知名度，扩大公司社会影  响，树立公司良好形象而发生的支出。按照类别分主要包括媒介投放、市场  活动、媒传公关、户外广告、设计制作、渠道建设、市场调研、形象广告等。  

二、市场费支出结合公司市场部的有关规定进行处理。  

三、领用公司库存商品用于市场活动赠品的，参照公司有关领用自有产品的处  理流程执行。

第五十五条 文化宣传费  文化宣传费是指为建立建设企业文化而发生的支出，包括团队建设、内部沟通以及员工的评优和激励等所发生的费用。  

第十二章  关于售后服务费、投诉费的规定  

第五十六条 售后服务费用指对公司所售出商品进行维护等发生的费用。  

第五十七条 投诉费是指公司接受、处理客户投诉所发生的费用，归口品质管理部管理。  

第十三章  关于商品运输费的规定

第五十八条 商品运输费  商品运输费是由于接受运输商品服务而支付给承运单位的费用，包括铁路、公路、航空、水运运费、邮寄商品费、搬运费，为购买运输包装物而发生的费  用以及运输损失费等。  

第十四章  关于审计评估费、诉讼费、研发经费的规定  

第五十九条 审计评估费  审计评估费是指公司为中报、年报或其他事项而外聘审计机构进行审计[各类审计报告模板审计方法案例搜索关注公众号内审网可查阅获取,内审网注]而发生的审计费用。和公司对相关项目或资产进行评估而外聘评估机构所发生的  评估费用。  

第六十条 诉讼费  诉讼费是公司因诉讼而支付的费用。  

第六十一条 研发设计经费  研发设计经费是指公司为研发新产品而发生的各项费用。  

第十五章  关于股东大会费、董事会费的规定  

第六十二条 股东大会会费指股东大会及其成员为执行职权而发生的各项费用，包括成员差旅费、会议费等。  

第六十三条 董事会费指董事会或最高权利机构及其成员为执行职权而发生的各项费用，包括成员津贴、差旅费、会议费等。  

第十六章  关于计提坏帐准备、计提存货跌价准备、存货盘亏（盘盈）的规定  

第六十四条 计提坏帐准备指按应收帐款帐龄分析法计提的坏帐准备。  

第六十五条 计提存货跌价准备指按存货的期末可变现净值低于其成本的差额计提的存货跌价准备。  

第六十六条 存货盘亏(盘盈)是指因计量收发差错、管理不善、核算误差或自然损耗造成的存货实际盘点数小于（大于）存货账面纪录的差额。  

第十七章  关于销售服务费的规定  

第六十七条 销售服务费是指在招投标过程中发生的标书制作费、中标服务费以及购买售中服务或者委托外部公司进行项目开发等营销服务类的支出。  

第十八章  关于各项税费、无形资产摊销、其他资产摊销等的规定  

第六十八条 各项税费指计入费用项下的各种税金，如印花税等。

第六十九条 无形资产摊销指分期摊销的无形资产价值。包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术和商誉等的摊销。技术转让费指因使用专利技术等无形  资产而发生的费用，也计入无形资产摊销。  

第七十条  其他资产摊销  

一、其他资产摊销指对先行归集为长期待摊费用的资产的摊销，包括软件购置费、  装修费、固定资产大修理支出、租入固定资产改良支出及其他长期待摊费用的  摊销。  

二、装修费是指公司因生产、经营、管理的需要而修缮房屋、对生产、经营、管理  场所进行内外装修等支出的费用，包括公司因装修而产生的布线等工程费用，  因增加办公座位而新添置的办公家具的费用。装修费先行在长期待摊费用归  集，然后按照使用年限或合同年限孰低摊销，最长不超过5年。装修费在10  万元以下的（不含10万元），自装修结束投入使用月开始，在一年内摊销完毕。

第七十一条其他杂项  其他杂项指由于核算发生机会很少、发生金额很小且上述费用项目无法包含的费用。  

第十九章  附则  

第七十二条 本管理制度由公司财务部负责解释。  

第七十三条 本管理制度自发布之日起开始执行。  

XXXXX公司

X年X月X日

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