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采购质量审计:问题太多,如何整改?(5大方面经验)

2023-02-12 09:21:00
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目 录



第一篇 采购标准编制规范


第二篇 委托加工制程质量管理制度


第三篇 采购验收实施细则


第四篇 不合格购品处理规定


第五篇 采购质量改善实施方案




第一篇  采购标准编制规范

第1章 总则

第1条 目的

为了保证工厂采购工作有标准可依,采购物资质量稳定,满足生产使用要求,最终达到降低成本,提高工厂经营效益的目的,特制定本规范。

第2条 使用范围

本规范适用于采购标准编制工作。

第3条 人员职责

1.采购部主要负责采购标准编制。

2.生产部门提供采购物资的清单。

3.质量管理和工艺技术部提供技术支持。

4.其他部门提供相关的信息支持。

第4条 名词解释

采购标准是指对本工厂生产过程中所用的外购原材料、辅助材料、燃料、零部件、元器件等(以下简称采购物资)的质量要求所制定的标准。

第2章 采购标准编制原则

第5条 采购部采购标准编制人员应掌握编制原则,并以编制原则为指引开展具体工作。

第6条 采购标准必须符合行政管理部门的标准要求

工厂的一整套采购标准[各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可获取,内审网注]必须遵照政府机关颁布的安全、质量和操作等标准,而不可任意更改现行标准。

第7条 采购标准必须根据技术要求编写

为确保采购标准能够正确指导采购活动,保证采购物资的精确性和适用性,采购标准编制人员应依据技术部门和质量部门提供的技术参数来编写。

第8条 采购标准必须简明完整

采购标准文件应包含日常采购的所有物资用品和与其相对应的采购参数,并要求使用规范正式的文字,以便使用人员理解和操作。

第3章 采购标准的主要内容

第9条 物资类型、品名和编号

采购标准编制人员应根据采购物资进行种类划分,并明确品名和编号,以备提高采购物资申请和审批工作的规范性、统一性。

第10条 使用和入库时间要求

为确保资金和物资的有效利用,应对各部门采购物资的权限进行明确。

第11条 供应商选择建议

采购部门应先对供应商资质进行审核,提供合格供应名录,以备采购指导之用。但供应商名录不得作为强制性要求,仅能作为指引性意见。

第12条 质量要求

1.质量管理部应根据采购物资清单提供物资质量依据和标准。

2.技术部门应对各类物资的型号、性能提供具体参数和描述。

第13条 数量要求

为最大化实现采购量和消耗量的平衡,采购标准编制人员应分析历史生产计划和使用量匹配情况,确定物资采购数量制定依据。

第14条 最高限价

最高限价是采购价格控制的重要手段,财务部和采购部相关人员应借助历史采购记录和供应商报价水平对此进行共同商议和确定。

第15条 审批程序

采购标准编制人员应明确请购申请审批程序,并对人员权限和职责进行明确规定。

第4章 采购标准编制方法

第16条 借鉴优秀企业的采购标准

如工厂现阶段缺乏现成的资料和编写经验,采购标准编制负责人应先借鉴行业内优秀企业的采购标准,并根据需要进行修改和借鉴。

第17条 参考有关质量标准

由于工厂采购活动涉及多种物资,采购标准编制人员应充分利用政府机关、商业部门对各类物资制定的质量标准,并通过工厂内部的技术测试制定适用的标准。

第18条 借用供应商的物资标准

通过汇总供应商提供的物资标准,结合工厂使用要求,先对共性项目进行确定,并对特殊要求进行针对性编写,有效缩短编写时间。

第5章 采购标准最终形式

第19条 采购表单文件

采购表单文件包括采购物资分类表、请购单等,通过简洁的质量标准说明和简单的形式进行采购标准控制。

第20条 采购标准手册

采购标准手册采用纸质书本的形式明确各部门责任以及具体质量标准,体系清晰、内容详尽,有助于新员工上岗学习和工作实操查阅。

第21条 电子化采购标准

即将采购标准以表格形式存入电脑,并发送至各相关部门学习和执行,在应用过程中通过网络来查询、提交申请和办理审批,有利于节省成本、推进行政工作无纸化办公。

第6章 附则

第22条 本规范由采购部负责起草和修订。

第23条 本规范经工厂总经理审批后生效实施。

第二篇 委托加工制程质量管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为确保委托加工产品的品质,满足工厂生产需要,避免因产品质量问题引发后期生产事故,特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于委托加工产品的制程质量控制工作。

第3条 人员职责

1.制程质量控制专员根据“委托加工质量保证协议”以及工厂原料质量要求进行委托加工制程质量检验和提供相关指导。

2.委托加工采购人员负责跟进委托加工厂商生产和交货情况,督促厂商严格履行合同,确保工厂生产的有序进行。

第2章 委托加工制程质量控制要点

第4条 生产环境监控

制程质量控制专员应从生产现场开始实施质量控制工作,生产环境控制内容具体如下。

1.对质量特性起重要作用的辅助材料和公用设施,如生产用水、压缩空气、电、化学用品等应加以控制并定期进行验证,以保证对制程影响的统一性。

2.对产品质量有重要影响的环境条件,如温度、湿度和清洁度,应对厂商进行明确的规定,并进行控制和验证。

第5条 生产人员资格要求

委托加工方生产人员应具备从业资格证书以及相应的实际操作能力,方能够承担生产任务。

第6条 生产原料检验

1.投产前,所有的材料和零件均应符合工厂规定的要求。

2.应对制程中的产品包括制程中的货物适当存放、隔离、搬运和防护,以保持其适用性。

第7条 生产工艺流程检验

制程质量控制专员应严格监控委托加工厂商的工艺流程,确保操作流程规范、工艺技术达到工厂质量文件规定的参数水平。

第8条 生产质量检查

制程质量控制专员应对委托加工厂商所生产的制品实施抽检,发生质量异常时应挑出,如系重大或特殊异常应立即向工厂质量经理报告,并及时采取有效措施以免造成不必要的损失。

第3章 委托加工制程质量控制实施

第9条 加强现场管理

制程质量控制专员应采用定期或不定期的方式到委托加工厂商生产现场进行质量抽检工作,通过现场走动的方式及早发现和解决问题。

第10条 及时反馈信息

对于委托加工制程控制过程发现的问题,制程质量控制专员应及时向工厂反馈委托加工品质量信息,不得故意拖延或隐瞒。

第11条 提供技术支持

对于委托加工厂商生产流程或工艺技术上的缺陷,制程质量控制专员应及时报备质量管理部门,并通过内部协调由工艺技术人员提供技术指导,以改进生产质量,确保委托加工品的交货期。

第12条 紧急情况处理

1.制程质量控制专员在质量检验时发现有严重质量不合格情况,在通知工厂质量管理部的同时,有权停止委托加工厂商的生产作业。

2.委托加工厂商因产品质量问题停产后,重新进行生产时必须经过工厂质量管理部的验收同意。

第13条 制程控制记录

制程质量控制专员应详细记录委托加工厂商的制程质量状况,作为评价委托加工厂商质量管理的依据。

第4章 附则

第14条 本制度由质量管理部负责起草和修订。

第15条 本制度经工厂总经理审批后生效实施。

第三篇 采购验收实施细则

第1章 总则

第1条 目的

为进一步做好采购验收工作,确保采购物料质量符合工厂的采购标准、设备性能满足生产要求,杜绝不合格物资入库、投产,根据工厂“物料采购标准”、“设备采购规程”,特制定本细则。

第2条 人员职责

1.在签订采购合同后,工厂需根据采购内容成立相应的采购验收小组负责验收工作。

2.验收小组一般由采购部负责组建,其主要任务是完成采购物料验收、设备安装等工作。

3.验收小组应由采购部负责人、仓储部负责人、质量检验员和技术人员共同组成。

第3条 适用范围

本细则适用于所有工厂采购物资的验收工作。

第2章 物料验收细则

第4条 物料验收准备

1.明确采购物料检验项目。物料验收小组在对采购物料进行检验之前,首先需清楚该批物料的质量检验项目,不明之处需向采购质量控制主管或质量管理部门咨询。

2.制定物料检验的依据。

(1)工厂本身制订的采购计划。

(2)供应商出示的材质证明书。

(3)采购部和质量管理部制定的物料采购标准。

3.选择物料检验的方式。

(1)全数检验。适用于采购物资数量少、价值高、不允许有不合格品物料或工厂指定进行全检的物料。

(2)免检。适用于大量低值辅助性材料,或经认定的免检厂采购货物,以及生产急用而特批免检。对于后者,采购货物检验专员应跟踪生产时的质量状况。

(3)抽样检验。使用平均数量较多,经常性使用的物料,一般工厂的采购物料均采用此种检验方式。

第5条 物料验收实施

1.采购部根据到货日期、到货品种、规格、数量等,提前通知物料验收小组准备采购物料验收工作。

2.采购物料运到后,由物料验收小组库管员检查采购物料的品种、规格、数量(重量)、包装情况,填写“采购物料检验报告单”,同时对该批采购物料进行“待检”标识。

3.验收小组检验人员到标识的待检区域按“采购物料检验控制标准及规范程序”对物料进行检验,并填写“采购物料检验报告单”交采购物料检验主管审核。

4.物料检验小组将以“采购物料检验报告单”的审批意见作为检验结果处理的依据。

第6条 验收结果处理

1.检验专员将审批的“采购物料检验报告单”作为检验合格物料的放行通知,由库管人员办理入库手续。库管员对采购物料按检验批号标识后入库,只有入库的合格品才能由库管员控制、发放和使用。

2.验收中不合格的采购物料根据工厂制定“不合格品控制程序”的规定处置,不合格的采购物料不允许入库,由采购人员移入不合格品库,并进行相应的标识。

第3章 设备验收细则

第7条 设备验收准备

1.设备到货之前,采购人员应将采购订单或购货合同送交设备验收小组,以提前做好设备验收、入库的准备工作。

2.采购部应协助向供应商索取装箱清单、标样测试分析报告、配置报告及批文、仪器设备的相关说明资料等。

3.向国外进口仪器设备时,除上述资料外,采购部还需向供应商索取装运单、外商发票、技术条款、进出口登记表、海关免税证明、进口委托协议书等资料。

第8条 设备验收实施

1.采购人员应该向设备验收小组人员说明所购设备的名称、数量、规格、用途及特殊要求以及注意事项,如怕潮、怕积压、易碎等。

2.设备验收小组工作人员根据采购部提供的装箱清单,清点装箱数量、规格是否齐全,外观质量是否完好无损,并如实填写开箱记录单。

3.检查随机的备品附件、工具、原件资料是否齐全,造册登记,由专人保管。

4.检查包装情况,慎重选择应采取的拆箱方法,严防开箱时损坏设备及附件。

5.设备的技术资料、图纸,应该由设备管理部人员管收集好,分类存档。

6.采购人员应与仓储部人员一起拆箱,按照票据明细认真核实品种、数量、规格、型号、外形等。

7.设备验收小组配合设备管理部、使用部门做好设备的安装和调试工作。

8.由供应商提供安装、调试服务的设备,验收小组需现场配合、监督其安装、调试工作。

9.对有差错或有质量问题的设备,采购人员应及时与供应商联系。

10.采购部相关人员需跟踪设备试运转情况,了解设备的实际使用性能等,发现问题及时与供应商联系。

第9条 验收结果处理

1.验收合格的设备及零配件要根据发票上注明的品名、规格、型号、单位、单价、数量以及金额,填写“验收入库单”一式三联,一联是财务部记账联,一联是仓库的记账卡,一联是采购部核算联。

2.验收不合格的设备由采购部人员与供应商联系进行退换处理,对于造成工厂经济损失的情况,应会同工厂法务人员依照采购合同追究相应的责任。

第4章 验收争议处理

第10条 分析争议原因

若验收人员与供应商就验收结果发生争议时,验收人员应及时分析、明确争议原因,并采取争取方法,解决争议问题。

第11条 处理争议问题

1.数量验收争议。仓储部重新核对交货数量,确保无人工失误后,分析检验工具的适用范围、使用条件等是否对数量造成影响,如无问题,应与供应商共同点收数量。

2.检验程序争议。若供应商对检验程序、检验操作存在异议,检验人员在供应商到场后应重新按照规范化操作进行检验。

3.质量标准争议。如果供应商对企业质量标准有异议,采购部应准备好采购合同和技术质量协议等文件,与供应商沟通,协商解决措施必要时可通过诉讼或仲裁的方式解决。

第5章 附则

第12条 本细则由采购部、质量管理部共同制定。

第13条 本细则经工厂总经理审批后生效实施。

第四篇 不合格购品处理规定

第1章 总则

第1条 目的

为了加强对采购不合格品的识别和控制,严禁不合格品流向生产工序,造成重大损失,特制定本规定。

第2条 适用范围

本办法适用于采购检验结果不合格品的控制和管理。

第3条 职责

1.质量检验人员负责对不合格品评审并做出决定。

2.采购人员负责不合格购品的具体处理工作。

第2章 不合格购品的判定

第4条 不合格购品的定义

不合购品,是指对照产品采购要求、工艺文件、技术标准进行检验和试验,存在有一个或多个质量指标不符合规定要求的产品。

第5条 不合格购品的种类

1.对采购原材料检验发现的不合格品。

2.对采购半成品检验发现的不合格品。

3.对采购的成品检验发现的不合格品。

4.其他原因发现的不合格品。

第6条 不合格购品判断依据

质量管理部和采购部负责共同制定“采购物资质量检验规范”、“检验标准书”作为判定不良品的依据,其制定依据如下。

1.工厂提供的检验规范、标准或样品。

2.国际标准、国家标准、行业标准。

3.设计指标、技术参数。

4.工厂品质方针、策略。

5.同行业或同类型产品样品。

6.质量管理历史资料。

7.其他可参考的数据。

第3章 不合格购品的处理

第7条 到货检验发现不合格品时,检验员需在“检验报告”中清楚描述不合格的类型及程度,同时在采购物资上作上“不合格”标示,仓库将其隔离,采购部通知供方,依实际情况决定协商解决方案。

第8条 采购部根据协商结果,填写“不合格品处理单”,经质量管理部、工艺技术部签署意见后由主管副总批准,并给出处理意见。

第9条 返修或返工

1.返工,消除已发现的不合格所采取的处置措施。

2.返修,减轻不合格程度,使不合格品满足预期用途的处置措施。

第10条 让步接收

让步接收时,经主管副总批准后,采购部凭“不合格品处理单”直接入库,当合同有要求时,让步接收需经顾客同意。

第11条 退货或拒收

对于退货或拒收,采购部和仓储部应按照工厂退货流程办理,同时在该送检批物资外箱标签上盖“退货”字样,并挂“退货”标牌。

第12条 报废处理

若不合格品的不合格程度严重无法返修,则按照工厂报废流程申请报废。

第4章 附则

第13条 本规定由采购部负责起草和修订。

第14条 本规定经工厂总经理审批后生效。

第五篇 采购质量改善实施方案

一、背景

为确保采购质量在可接受的范围以内,保证生产的安全性和连续性,以指导采购质量改善活动,即如何对采购过程中与质量相关的因素进行控制和改进,特制定本方案。

二、相关人员

(一)采购部

采购部人员应通过培训提升自身职业素质,选择资质合格的供应商,帮助供应商完善内部质量体系建设,并加强采购实施过程的质量控制。

(二)质量管理部

质量管理部人员协同采购部人员制定“采购物资检验细则”,明确检验项目和合格水平,并严格实施采购物资到货检验工作,防止不合格品入库。

(三)工艺技术部

工艺技术人员应对供应商提供必要的工艺技术指导,加强制程质量控制,提前预防质量问题发生。

(四)人力资源部

人力资源部负责提供相应的培训服务,以提高人员素质水平,规范作业程序。

三、提升采购人员素质

采购部会同人力资源部定期汇总因人员素质因素所导致的采购质量问题,并有针对性的组织人员培训。培训内容如下表所示。

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四、提高供应商水平

(一)供应商的选拔管理

采购人员应对供应商进行严格遴选,通过背景调查、资质审核等方式对供应商进行排名,针对排名靠后的供应商,令其在规定的时间内进行改善,否则进行降级或淘汰处理。

(二)供应商的改进管理

对供应商的质量改进工作可以从以下两个方面进行。

1.完善质量体系建设。对于有战略合作关系的供应商的,工厂应严格考察供应商内部的质量控制体系,对于流程上存在的缺陷,应提出改进意见,通过管理制度建设、先进理念推广等方式完善质量体系的建设。

2.提供必要技术支持。工艺技术部人员应通过巡检等方式,及时掌握供应商的运作情况,并提供必要的技术引导和工艺标准,以确保供应商能够生产出符合要求的采购物资。

五、加强采购质量控制

(一)采购相关资料准备

在确定采购项目之后,采购人员应完全掌握采购物料的质量标准[各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可获取,内审网注]和使要求,明确采购物资的数量、规格,并对历史采购数据有所了解,一般正确地选择供应商。

(二)采购合同谈判和签署

采购人员与供应商谈判过程中,应坚持采购物资质量要求,并在合同协议中对违约责任进行明确。

(三)采购物资到货检验

1.采购物资送到后,仓储人员应先通知采购人员,由采购人员核对采购订单进行外观查验、数量清点。

2.质量检验人员应严格根据质量检验要求进行检验,并如实编写质量检验报告。

3.质量检验报告经质量管理部经理和采购经理审批后,采购人员依据审批意见进行物资处理,合格物资进行入库备用,不合格物资依照工厂“不合格购品处理细则”处理。

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