一人审计,我的12般难,怎么办?
- 2024-03-13 06:05:00
- 审先生 原创
- 899
“审计部就我一人,实在不知道该怎么干!”
“我们单位内审长期就一人,太难了,我应该继续坚持下去吗?”
“我原来在财务部,临时被调到新成立的审计部门,也没干过审计,怎么办?”
类似问题,时常有小伙伴们向我问起。
审计,其实是一门典型的团队性职业,高水平的完成审计工作,需要多方通力配合,团队密切协作。
然而,在实际场景中,一些单位和组织由于种种原因,其内部审计部门仅有一人存在,也有某些单位虽然设定了内部审计部门,却由其他部门人员兼职,此种情况下,内部审计部门实际上尚不足一人。
一人(以下或称“单人”)审计部门,不仅是对审计人员个人能力与心境形成的极大考验,更为组织内部审计职能价值的正常发挥带来了诸多挑战,怎一个“难”字了得!
一、为什么,会一个人?
曾与多位身处一人审计部门的小伙伴深入交流,了解到一人审计部门的形成其实并非随意,也绝非偶然。但稍加剖析,即便表象千差万别,说到底,总结起来其实不外乎成本、认知两种原因。
从成本角度来看,一些规模较小或财务状况不太理想的企业可能选择只保留一名审计人员。当然,这个角度也有一些细分的情况,如:自设立内审职能之处就仅有一人,或,因为发展受挫,持续减员后仅保留一人。
从认知角度来看,某些企业可能认为,内部审计价值有限,并非核心业务,高层不对内部审计抱有期待,做做摆设,走走过场就此作罢,因此不愿意投入过多的人力资源。
二、一个人,有多难?
1.心理情绪压力巨大。成年人都知道,心里苦才是最大的苦!和多位自称“孤家寡人”“光杆司令”的内审小伙伴交流发现,大家几乎一致的表现出持续的焦虑,大家也普遍认为相较于加班带给身体上的挑战,一个人代表一个职能部门产生的心里压力往往是更大的,这种情况下,无人交流、无人讨论,几乎所有的工作责任和压力都需要由其一人承担,一些小伙伴长期感到惶惶不可终日。
2.审计资源过于有限,时间压力巨大,难以应对复杂任务。审计是团队性工作,单人审计部门在资源上显然无法与多人团队相比,尤其是在面对复杂的审计任务时,审计人员面临巨大的工作质量和时间进度压力,常会感到力不从心,难以在保证工作质量的同时按时完成任务。
3.独立性受限,审计监督作用打折扣。审计工作的独立性是其核心价值所在,然而,单人审计部门在独立性方面更容易受到限制。由于分身乏术,以及缺乏足够的内部监督机制,审计人员难以完全摆脱外部干扰,从而影响其监督作用的发挥。
4.沟通难度加大,难以掌握全面信息,容易陷入被动。沟通贯穿审计始终,审计工作需要与多个部门和团队进行沟通和合作。在多人审计团队中,团队成员可以共同应对这些人际关系挑战。然而,在单人审计部门中,审计人员需要独自面对这些挑战,处理可能存在的冲突和矛盾,沟通成本和时间成本会大幅增加,同时也容易因为沟通不畅而导致获取信息不全面或不准确。
5.知识结构相对单一,缺乏专业支持,应对专业领域问题更容易陷入困难重重。审计工作涉及众多领域的知识和技能,然而,单人审计部门缺乏在更多专业领域的知识和经验支持,这容易导致审计部门频频陷入一些专业困顿,然而,此类单位也往往不会在外聘专家方面编制充分的预算,由此又会进一步给审计人员造成心理打击。
6.审计工作面临直接的连续性和稳定性问题。在单人审计部门,一旦审计人员离职或调动,可谓“一人离职,部门团灭”,即便有正常交接,也会不可避免的直接导致审计工作的中断或延误,严重影响单位审计职能的连续性和稳定性。
7.无法应对突发状况,难以应对多项目并行审计。单人审计部门的小伙伴几乎常年在项目之中,一旦出现临时性的紧急任务,很难迅速做出反应和进行有效处理,要么停下原有项目,要么延后紧急任务。如果审计人员同时处理多个审计项目,这必然导致审计效率和质量下降,无法保证每个项目都能得到充分的关注和处理。
8.难以应对复杂的组织结构和业务流程。在某些大型或复杂的组织中,审计工作可能涉及到多个层级、部门和业务流程。在这种情况下,单人审计部门可能难以全面了解和掌握这些复杂的组织结构和业务流程,从而影响审计工作的深入和准确性。
9.知识和技能更新压力巨大。从事审计工作不仅仅需要审计领域的知识和技能,还需要各审计领域的行业、企业等基础知识,而这些知识都在不断更新和发展,需要审计人员持续参加学习培训。一个人长不出八颗脑袋,又怎么可能适时地更新应有的审计知识储备?
10.缺乏团队协作和互相监督,影响审计工作质量和自身成长。团队协作和互相监督是多人审计团队的重要优势,不同背景和经验的审计人员可以提供多样化的观点和意见,有助于更全面地分析和评估问题。然而,在单人审计部门中,这种多样性缺失,容易导致审计人员陷入思维定式或盲点,难以发现潜在的风险和问题,审计人员缺乏与同事的交流和协作,难以从团队中获得支持和帮助;同时,也缺乏其他同事的监督和反馈,难以发现和纠正自身的错误和不足。
11.缺乏内部复核机制,审计结果可信度受到影响。在多人审计团队中,通常会有内部复核机制来确保审计工作的准确性和可靠性。然而,在单人审计部门中,这种复核机制缺失,所有的工作都需要由审计人员自行完成和复核。这增加了出错的可能性,也降低了审计工作的可信度。
12.审计人员难以保持长期的工作动力和热情。在和小伙伴们交流时,更能感受到,他们长期独自面对繁重的审计任务和压力,总会感到疲惫和厌倦,茫然不知所措,不知未来如何发展,难以保持持续的工作动力和热情。
三、一个人,怎么办?
面对小伙伴们的倾诉的茫然和困顿,我都会基于其实际情况帮助进行综合分析,给出一些建议,思路如下。
是否不是必须这份工作,是否有其他机会可供选择?
如果不是必须在此退休,如果还有其他机会,我会强烈建议考虑其他非一人的审计团队,尤其是工作经验不足、甚至不知工作对错与否的行业伙伴。毕竟,长期一人的环境,很容易废掉一个人。
否则,如果由于编制、收入、人情等种种原因,别无他选,我们需要做的就是采取哪些办法,让我们的内心更加平静豁然一些,让我们一个人的审计工作做的更好一些。
包括但不限于:
1.持续学习。我们可以通过系统性的阅读书籍,学习各平台[如关注内审网公众号]分享的审计资源,参加外部培训,参加考试以考促学等不同方式加强学习。
2.主动参与行业交流互动。目前,各类审计平台均有线上交流群、线下沙龙以及各类论坛,其中不乏经验丰富且乐于分享的行业前辈,我们可以多交流多探讨,与优秀者同行,是成长的捷径。
3.一定要注重建立心理调适机制。一人工作,要学会建立心理调适机制,以应对工作压力和心理情绪挑战。例如,看透一人审计的本质,无须焦虑、自责,通过定期的自我反思梳理、多与同行及单位其他部门同事交流,缓解工作压力,保持良好的心态和情绪状态。
4.不要躺平,一个人,也可以搞资源整合。尽管资源有限,但审计人员可以通过合理的资源整合与利用来提高工作效率。例如,利用信息化手段简化审计流程、采用高效的审计工具,在适当思考独立性的前提下,申请和其他相关部门合作工作(监察、法务、财务)等。
5.制定合理的审计计划。审计人员根据任务的紧急程度和重要性制定合理的审计计划,一定避免求多求大!要抓重点、抓关键、抓高风险!在有限的时间内优先完成关键任务。同时,也要学会合理安排休息和放松时间,缓解工作压力,毕竟你,一个人的工作,迟早缓急都是一个人的,你是永远干不完的。
6.提高独立、客观、公正意识,用心呵护审计威信。如前文所说,一人审计,更容易出现独立性和审计质量问题,那么,我们就应更加注重预防,保持警惕,多思考,多自问,多请教同行,控制好审计质量,呵护好审计威信。
7.加强沟通和合作。即便分身乏术,一人审计,依然要注重适时地和各部门、岗位保持沟通,哪怕是日常的闲谈,抑或是碰面的寒暄,都可能获得更多信息,也能拉近距离,减少后期工作阻力。与其他部门或团队建立一些合作机制,参与跨部门项目或共享资源等,也有助于拓宽审计视野和思路,提高审计工作的质量和效率。
8.优化审计流程与方法。一个人工作和多人工作是有区别的,通过简化审计程序、采用先进的审计技术或引入智能化审计工具等方式,可以降低审计成本、提高审计效率并减轻审计人员的工作负担。
9.如有可能,聘请外部顾问或协作机构。一人审计挑战重重,如果想发挥更大价值,又不想扩编增加太多成本,聘请外部顾问或协作机构是一个可行的途径,能有效解决上文提及的一些问题。
总的来讲,一个人审计部门必然会面临着诸多挑战和艰难之处。如有有得选,我还是建议小伙伴们深思熟虑另谋高就,如果实在没办法,我们也一定不要躺平,不要陷入持续的焦虑和茫然,记住:保持好心情,保持好身体,尽力而为,量力而行!
作者:审先生,欢迎添加个人微信(ID:duoaishi)交流学习。
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