费用审计全流程访谈问题汇编

提示：务必结合项目实际情况适当调整

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一、费用管理基础架构类

（一）费用管理制度与流程建设

1. 咱们公司目前有统一的费用管理办法吗？还是分差旅费、招待费等不同费用单独定规则？
2. 这套费用制度是哪年制定的？最近一次更新是啥时候？
3. 制定或更新费用制度的时候，找过业务部门、行政部门、一线员工代表一起商量吗？
4. 费用制度里有没有覆盖所有费用类型？比如办公费、招待费、差旅费、福利费、培训费、快递费这些，有没有漏掉的？
5. 制度明确哪些费用能报、哪些绝对不能报吗？
6. 有没有制度没有规定的 “特殊情况” 费用，比如突发的应急支出，是怎么处理的？
7. 新员工入职时，有人给他们讲费用报销的制度吗？是发文档、线上培训还是口头说？
8. 老员工有没有定期学习更新后的费用制度的机会？比如制度改了之后会不会组织培训？
9. 员工要是不知道费用制度的内容，该找谁问？
10. 有没有员工提过费用制度的规则不合理？比如报销太严 / 太松，最后改了吗？
11. 有没有人专门盯着大家按费用制度办事？是谁负责？
12. 如果有人不按制度报销，会有啥后果？比如打回报销、绩效扣分？
13. 是否有制度明确不同级别员工的报销限额？比如普通员工和部门经理的招待费限额不一样？
14. 制度里有没有明确费用报销的时间要求？比如出差回来多久之内必须报销？
15. 有没有针对不在预算里的临时费用，制度里的处理流程？
16. 费用制度有没有和税务局的发票要求、公司的合规要求对齐？
17. 分支机构 / 子公司的费用管理规则，和总部的一样吗？为啥不一样？
18. 制度有没有规定报销必须附的证明材料？比如招待费要附招待对象名单？
19. 最近一年里，有没有员工因为不符合制度要求，报销被打回？打回的主要原因是啥？
20. 要是业务模式变了（比如新增远程办公、新业务线），费用制度有没有跟着调整？
21. 制度是否明确费用审批的追责机制？比如审批岗批了不该批的费用，要担啥责任？
22. 有没有针对费用制度的执行情况做过检查？多久查一次？

（二）费用管理部门与岗位设置

1. 咱们公司牵头管费用的部门是哪个？财务还是行政？
2. 牵头部门里专门管费用的岗位有几个？分别负责啥事儿？
3. 每个业务部门里有没有负责本部门费用的对接岗？这个岗主要做啥？
4. 费用对接岗的人，是帮部门审报销单，还是跟财务对接预算？
5. 费用审批的岗位有哪些？比如部门主管、部门经理、财务、副总，各自审啥内容？
6. 报销审核岗和付款岗是同一个人吗？
7. 编预算的岗和管预算执行的岗是同一个人吗？
8. 有没有专门管费用系统的岗位？是谁负责？
9. 要是费用管理的岗位有人请假 / 离职，有没有人顶岗？顶岗的人知道咋操作吗？
10. 负责费用的岗位，有没有接受过专门培训？比如怎么审报销单、怎么用费用系统？
11. 不同部门的费用对接岗，会不会定期开碰头会聊费用问题？
12. 有没有明确岗位责任？比如费用报销出问题，是对接岗的责任还是审批岗的责任？
13. 总部的费用岗和子公司 / 分支机构的费用岗，有没有固定的对接机制？
14. 负责费用分析的是哪个岗的人？主要分析啥内容？
15. 有没有专门的合规岗检查费用的合规性？
16. 审批岗的人能不能给自己报销费用？
17. 部门的费用预算，是部门经理说了算还是对接岗说了算？
18. 费用管理岗换人的时候，有没有交接流程？会交接哪些东西？
19. 有没有岗位的 KPI 和费用管理挂钩？比如费用预算执行率、报销及时性？
20. 有没有针对费用管理岗位的考核？考核结果和绩效挂钩吗？

（三）费用管理信息系统管理

1. 咱们现在用啥系统管费用报销？是财务系统（用友 / 金蝶）的模块，还是单独的费用系统（比如分贝通、携程商旅）？
2. 这个费用系统啥时候上线的？最近一次更新是啥时候？
3. 系统里有没有设置不同费用的报销限额？比如招待费单次超 500 会自动预警？
4. 系统里的审批节点是咋设的？比如普通员工报销是部门主管→财务，经理报销是副总→财务？
5. 员工能不能自己在系统里查报销进度？
6. 系统里能不能导出每个部门的费用发生明细？
7. 系统有没有和预算挂钩？比如部门预算用完了，系统会不让提交报销申请吗？
8. 系统里的发票是咋上传的？员工自己传还是财务扫？
9. 系统有没有电子发票查重、验真的功能？是系统自动弄还是人工弄？
10. 系统里能不能自动把费用分到对应的会计科目？比如招待费自动归到 “业务招待费” 科目？
11. 要是系统出问题了，找谁维护？
12. 新员工入职时，有没有教他们怎么用费用系统报销？
13. 系统的权限是咋设的？比如普通员工只能看自己的报销，财务能看所有人的？
14. 有没有员工因为系统问题耽误报销的情况？
15. 系统里的审批记录会保存多久？
16. 系统有没有和银行对接？报销的钱能不能直接从系统打给员工？
17. 远程办公的员工用系统报销，有没有特殊设置？
18. 系统里能不能统计员工的报销次数、总金额？
19. 最近一年里，有没有因为费用管理的需求给系统加功能？比如加了新的费用类型选项？
20. 系统里的费用数据，会不会自动同步到财务核算系统？还是需要人工导数据？
21. 系统有没有设置费用报销的附件上传要求？比如必须传申请单、发票？

二、费用预算管理类

（一）费用预算编制

1. 咱们公司的年度费用预算啥时候开始编？一般是每年的几月份？
2. 年度费用预算是咋编的？参考上一年的实际发生额，还是结合当年的业务目标？
3. 每个部门的费用预算，是部门自己编的还是财务统一给数？
4. 编预算的时候，要求每个部门列清楚每笔费用的用途吗？比如办公费是买打印纸还是电脑？
5. 新业务线没有上一年的数据，预算是咋编的？
6. 预算里有没有预留应急费用？比如突发的招待费、培训费，预留比例是多少？
7. 编预算的时候，会和业务部门沟通吗？比如业务部门说要拓展客户加招待费预算，会同意吗？
8. 不同费用类型的预算编制要求不一样吗？比如差旅费按出差次数，招待费按客户数量？
9. 子公司 / 分支机构的预算是自己编还是总部统一编？
10. 编预算的时候，会考虑物价上涨、政策变化这些因素吗？比如今年房租涨了，预算会不会加？
11. 一线员工能不能参与本部门的预算编制？比如员工提需要买办公设备，会算进预算吗？
12. 预算编制完之后，有哪些人审核？
13. 有没有教部门怎么编预算的培训？
14. 最近一年里，预算编制的方法有没有变过？为啥变？
15. 有没有编预算时没考虑到的费用，后来补进预算的？
16. 预算里的人员费用（比如福利费、加班费）是咋算的？
17. 有没有针对部门的预算编制做过指导？比如帮部门梳理哪些费用是必要的？

（二）费用预算审批与调整

1. 部门的费用预算上报后，要经过哪几个层级审批？
2. 预算审批主要看啥？是看有没有超过上一年的数，还是看和业务目标匹配不？
3. 要是部门预算编得太高，审批时会砍吗？咋砍？
4. 预算审批通过后，会不会下发给每个部门？
5. 部门预算不够了，申请追加预算的流程是啥？
6. 追加预算需要啥材料？比如要说明为啥不够、钱花在啥地方？
7. 追加预算的审批层级和编预算时一样吗？会不会更严？
8. 一个部门一年最多能追加几次预算？
9. 部门没用完的预算，能转到下一年用吗？还是会被收回去？
10. 有没有因为业务变化（比如项目取消）调整过预算？
11. 预算调整后，会不会通知到费用对接岗、审批岗？
12. 有没有针对临时项目的预算审批流程？
13. 预算审批的时候，会不会对比同行业的费用水平？

（三）费用预算执行管控

1. 平时谁盯着部门的预算使用情况？是每天看还是每月看？
2. 要是部门预算用了一半，时间才过三分之一，会提前提醒吗？
3. 有没有预算预警机制？比如用了 80% 预警，用了 95% 就不能提交报销？
4. 部门超预算了还能报销吗？需要啥特殊审批？
5. 不同费用类型的预算管控方式不一样吗？比如招待费超了不能报，办公费超了可以申请追加？
6. 总部会不会盯着子公司 / 分支机构的预算执行情况？多久看一次？
7. 有没有因为预算管控太严，影响业务推进的情况？比如业务部门要招待客户，预算不够没办成？
8. 预算执行情况和部门绩效挂钩吗？比如超预算了绩效扣分？
9. 有没有专门的人跟进预算执行情况？是谁？
10. 每月会不会出预算执行报表？发给哪些人看？
11. 预算执行的异常情况（比如某费用突然涨了 30%），会查原因吗？
12. 有没有针对预算执行的复盘会？多久开一次？
13. 要是部门的预算没用完，会有啥要求？比如必须花完还是可以留到下一期？

三、费用发生与报销全流程类

（一）费用事前申请

1. 员工发生费用前需要提前填申请单吗？比如招待客户、出差、买办公设备？
2. 申请单里需要填啥内容？比如招待的对象、出差的地点、买的东西？
3. 申请单需要谁审批？部门主管还是经理？
4. 有没有不用提前申请的费用？比如买笔、打印纸这种小额办公费？
5. 紧急情况来不及填申请单，事后能补吗？补的流程是啥？
6. 申请单填完后会留底吗？存在系统里还是纸质存档？
7. 有没有员工因为没提前申请，报销被打回的情况？
8. 申请单里的金额会和部门预算挂钩吗？比如申请的费用超部门预算，系统不让提交？
9. 出差申请单里要求填预计费用吗？比如机票、酒店的预计金额？
10. 招待费申请单里要求填招待人数、事由吗？
11. 买办公设备的申请单里要求填设备用途、品牌、价格吗？
12. 申请单审批通过后，员工才能发生费用吗？还是可以先发生再补申请？
13. 跨部门的费用申请（比如两个部门一起招待客户），找谁审批？
14. 有没有针对大额费用申请的特殊要求？比如超过 1 万需要副总审批？

（二）费用事中审批

1. 员工提交报销申请后，第一个审批的岗位是？
2. 每个审批岗主要审啥？比如部门主管、财务…？
3. 审批有没有时间要求？比如必须 3 天内审完？
4. 审批岗的人不在，有没有人顶岗审批？
5. 审批的时候会对照之前的申请单吗？比如招待费申请的是 500，报销的是 600，会不会问？
6. 有没有审批岗的人随便批报销的情况？
7. 审批时发现问题会咋处理？打回修改还是直接拒绝？
8. 有没有越级审批的情况？比如员工直接找副总审批，跳过部门主管？
9. 不同金额的费用，审批层级不一样吗？比如 500 以下主管批，500 以上经理批？
10. 跨部门的费用报销，审批的时候找谁？
11. 审批记录会保存吗？能不能查？
12. 有没有员工因为审批太慢，报销款晚拿的情况？
13. 审批岗的人会不会问费用的真实性？比如问招待的客户是谁？
14. 有没有针对审批岗的培训，教他们咋审报销？

（三）费用报销提交与票据审核

1. 员工出差回来后，多久之内必须提交报销？
2. 报销需要附啥材料？比如发票、申请单、行程单、招待名单？
3. 发票抬头必须是公司全称吗？能不能用简称？
4. 发票内容必须和费用用途一致吗？比如招待费的发票不能开成办公费？
5. 电子发票需要打印出来吗？还是直接上传系统？
6. 跨月的发票能报吗？跨年度的呢？
7. 发票金额和报销金额必须一致吗？比如发票开了 1000，能不能报 800？
8. 有没有发票查重的要求？比如同一张电子发票不能报两次？
9. 发票验真是员工自己做还是财务做？
10. 发票丢了能报销吗？需要啥材料？比如开票方的存根联复印件？
11. 发票开错了（比如抬头错了、内容错了）处理流程是？
12. 员工代垫费用的话，报销需要附付款记录吗？比如微信 / 支付宝的转账截图？
13. 有没有员工用假发票报销的情况？发现了咋处理？
14. 报销的费用要求对公支付吗？还是可以员工私付？
15. 员工私付的费用，报销款打给员工个人还是对公账户？
16. 报销单的费用分类是员工自己填还是系统自动分？
17. 有没有员工因为材料没附全，报销被打回的情况？
18. 报销的费用和申请单的金额能不一样吗？比如申请 500，报销 600，行不行？
19. 有没有针对外籍员工的发票要求？比如外文发票需要翻译吗？
20. 定额发票能报销吗？有没有要求？
21. 报销的票据会存档吗？存多久？

（四）费用付款管理

1. 报销审核通过后，多久之内会打款给员工？
2. 付款的账户是员工的工资卡还是其他银行卡，是否必须本人？
3. 有没有因为财务现金流不够，推迟付款的情况？
4. 付款后会给员工发通知吗？比如短信或者系统消息？
5. 要是付款错了（比如打给别人），能追回来吗？咋处理？
6. 有没有批量付款的情况？比如每月月底统一付报销款？
7. 付款记录会和报销记录对应起来吗？
8. 离职员工的报销，有没有特殊要求？比如必须在离职前办完？
9. 有没有针对大额报销的付款要求？比如超过 5 万需要总经理审批？
10. 付款的凭证会存档吗？和报销材料放在一起吗？

四、费用财务核算与披露类

1. 咱们公司的费用是咋分类核算的？比如办公费、招待费分别计入哪个会计科目？
2. 买的办公设备超过多少钱，会计入固定资产而不是办公费？
3. 跨期费用咋核算？比如今年 12 月发生的费用，明年 1 月才拿到发票，算今年还是明年的？如何处理？
4. 有没有预提的费用？比如房租、物业费，提前预提计入当月费用？
5. 预提费用有没有实际发生的依据？
6. 费用核算符合会计准则的要求吗？
7. 有没有费用是分摊到不同部门的？比如水电费按部门使用面积分摊？有哪些费用分摊？
8. 费用分摊的方法是啥？有没有变过？
9. 子公司 / 分支机构的费用是自己核算还是总部统一核算？
10. 费用核算记录会和报销记录对应起来吗？
11. 有没有费用核算错误的情况？比如把招待费计入办公费，后来改了吗？
12. 是否清楚此前审计等监督部门有没有针对费用核算提过问题？
13. 费用披露是按啥要求来的？比如会计准则还是股东的要求？
14. 年报里的费用披露有没有包含所有费用类型？
15. 有没有需要单独披露的费用？比如大额招待费、研发费用？
16. 费用披露需要谁审批？
17. 有没有针对费用核算的内部检查？多久查一次？
18. 福利费的核算有没有符合税务要求？比如不超过工资总额的 14%？
19. 研发费用的核算有没有单独归集？
20. 有没有费用是资本化的？比如研发费用符合条件计入无形资产？
21. 费用核算的凭证会存档吗？存多久？

五、费用分析与管控类

1. 咱们公司多久做一次费用分析？每月、每季度还是每年？
2. 费用分析的内容有啥？比如部门费用情况、预算执行情况、费用同比环比变化？
3. 费用分析报告给谁看？老板、部门经理还是全体员工？
4. 费用分析时会找异常费用吗？比如某部门招待费突然涨了 50%，会查原因吗？
5. 异常费用的原因一般是啥？比如业务拓展、员工报销错了、制度漏洞？
6. 有没有针对异常费用的整改措施？
7. 费用分析的结果会用来调整下一年的预算吗？
8. 有没有费用管控的目标？比如今年费用比去年降 5%？
9. 费用管控的措施有啥？比如砍不必要的招待费、换更便宜的供应商？
10. 费用管控的措施会影响业务开展吗？
11. 员工能提节约费用的建议吗？提了有奖励吗？
12. 有没有针对费用管控的 KPI？比如部门费用执行率、节约金额？
13. 费用管控的效果和部门绩效挂钩吗？
14. 最近一年里，费用管控的措施有没有变过？为啥变？
15. 有没有专门的岗位负责费用分析？是谁？
16. 费用分析会和业务部门一起开吗？比如和销售部门聊招待费的管控？
17. 有没有针对费用管控的培训？
18. 有没有因为费用管控得好，给部门 / 员工发奖励的情况？

六、专项费用与特殊情况管理类

1. 招待费的报销上限是啥？比如每人每次不能超过多少？
2. 招待费报销必须附招待对象名单、招待地点吗？
3. 差旅费的补贴标准是啥？比如一线城市每天补 150，二线补 100？
4. 差旅费补贴是不管实际花多少都给，还是凭发票报销？
5. 员工福利费（节日福利、体检费）的报销有啥要求？
6. 培训费报销必须附培训通知、签到表吗？
7. 员工出差借款的额度是啥？比如普通员工最多借 5000，经理借 10000？
8. 出差借款要求多久还款？比如出差回来 10 天之内？
9. 有没有员工借款后不还的情况？咋处理？
10. 专项费用（研发费用、项目经费）的报销有啥特殊要求？比如附项目立项书、进度报告？
11. 专项费用有没有单独核算？
12. 远程办公员工的水电费、网费能报销吗？有啥要求？
13. 加班餐费、打车费的报销需要附加班记录吗？
14. 礼品费的报销需要附礼品清单、接收人信息吗？
15. 礼品费的报销符合合规要求吗？比如不能给公职人员送礼品？
16. 房租、物业费的报销需要附租赁合同吗？
17. 水电费的报销需要附缴费单据吗？
18. 快递费的报销需要附快递面单吗？
19. 员工的工伤费用报销有啥要求？
20. 有没有针对临时项目的费用管理要求？
21. 有没有针对实习生的费用报销要求？

七、费用审计整改与复盘类

1. 是否清楚之前的内部 / 外部费用审计发现过啥问题？
2. 发现的问题有没有整改？整改得咋样？
3. 整改的责任是谁？业务部门还是财务部门？
4. 有没有整改之后又犯的问题？
5. 每年会不会复盘费用管理的情况？比如看制度、流程有没有漏洞？
6. 复盘之后有没有优化费用制度 / 流程？
7. 有没有针对费用管理问题组织过培训？
8. 员工有没有给费用管理复盘提过建议？
9. 有没有因为费用管理的问题被老板或其他高管批评过？
10. 之后有没有针对老板或高管提的问题做改进？
11. 有没有针对费用审计整改情况做过跟踪检查？
12. 有没有把费用审计的结果用到下一年的费用管理里？

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