一个举报调查,竟反让审计团队陷入绝境!值得反思!
- 2017-07-14 18:41:00
- 内婶儿 原创
- 3824
今天,内婶儿分享一个多年前的故事,也可以说是“深刻”的教训。
时光回到2009年的年底,大概是当年圣诞节前两周,集团审计部负责人收到了公司BOSS转来的一封举报邮件,要求审计部对举报内容进行审计调查。在邮件中,举报人对集团下属子公司采购人员近期所采买的几个五金工具及零配件质量进行举报,怀疑采购人员购买了假冒伪劣产品。
面对BOSS亲自下达的审计任务,审计负责人非常重视,立即集中审计部精干力量,成立调查小组(内婶儿有幸被征召进入举报调查组)开赴子公司启动调查。
当时,项目组并没有明确项目预计的时间,按照项目成员的一般理解,我们只需要核实清楚标的物真实的来源即可,大家估计以总部派出的力量,外加自子公司审计部抽调的人手,2个星期完成此事后回北京过圣诞节应该没有问题。
在现场开始调查后,项目组先在子公司调阅了相关的制度、合同、订单、验收单、发票等资料,再前往厂区查看了举报邮件所列的标的实物、访谈了标的物接触的员工与干部,并与厂家取得了联系,基本证实了举报邮件所列问题的真实性。
按理,此时项目组应围绕举报邮件尽快完成调查报告,及时反馈给BOSS,并进行现场调查收尾工作,即可圆满完成该举报调查项目。
然而,审计负责人并没有如此安排。
而是听到项目负责人的汇报后,深感问题的严重性,决定对该子公司进行全面的采购专项审计,此次仍未对项目时间进行明确要求,由于扩大了项目审计范围,又从另外两个子公司抽调了2名审计人员加入项目组。
于是乎,内婶儿回京过圣诞节的计划是彻底泡汤了。
由于集团属于大型工业企业,采购的机械设备、电子元器件、工具零件、原材料等等种类特别繁多,金额也很重大,对这么一个公司进行全面的采购审计所需要的审计资源,包括时间、资金与人力成本都是巨大,所以项目组将项目截止时间预计到了春节前。
审计负责人在元旦节后也亲赴现场,长期驻扎,指导和督促审计工作的开展,内婶儿已记不清有多少个夜晚,和小伙伴们一同加班奋战。
让伙伴们想哭的是,随时项目的艰难推进,采购审计所涉及的公司主体范围又一再被扩大,春节前完成项目也变成了无法实现。
很清楚的记得,那一年,内婶儿是顶着瑟瑟寒风,从项目现场直接回老家过年的……
年后,审计组又再一次开赴现场继续完成该项目。
此前,该子公司从未经历过类似采购专项审计,问题发现不可谓不多,然而,审计伙伴们一次次为震惊的发现而欢呼后,都会立马陷入看不到尽头的迷茫与绝望。
终于,该项目在3月得以结束现场工作,经过长达2个月的报告修改期,于五月出具了正式的审计报告。
内婶儿记得,看到那份精美的沉甸甸的报告时,项目负责人眼里貌似充盈着泪花……
可以肯定的是,审计报告无论从问题发现、审计建议、内容逻辑、排版格式,几乎都无可挑剔,子公司也依据审计报告提到的问题,很快将下属分公司负责人及其他几名人员予以处理。
故事还在继续……
5月份,集团上下,特别是子公司及工厂正忙于新的一年新项目的建设,公司大BOSS也忙于其他事情,该审计报告针对于子公司的其他重大问题未得到应有的关注。
子公司负责人凭借自身的能力与在当地的资源对子公司的发展做出了突出的贡献,子公司目前项目的推进与未来的发展也离不开他,因而子公司一如既往在负责人的带领下进行正常生产作业。
6月的某一天,内婶儿突然得知集团新年了一位审计同事,但是并不坐在审计部办公,据说也不是通过审计部负责人招聘而来……
还是6月的某一天,内婶儿得知集团新来了一位审计部副手……
7月的某一天,审计部负责人突然告知大家,她要离开公司了,具体原因我们也不便多问……
8月,审计部人员“优化”开始,原有人员以各种方式得以更换或者自行离开,原有的审计团队不复存在……
为何卓有成果的一个审计项目会有如此结果?故事已成过往,有多少值得总结和反思?
时至今日,内婶儿经历了这些年的成长与磨砺,回想起这些,可谓感慨良多,先简单总结几点,分享给伙伴们,希望能抛砖引玉。
1.干内审,永远要清楚自己在公司(大BOSS心中)的真实位置
我们都很清楚,不同的公司,内审地位决然不同。不少内审网粉丝在和我交流时,都会问到,自己所在的内审部门不被公司重视,是不是内审部能力不足,只有干出更大的成绩,创造出更多的价值了,地位才会得到提升?
对此,本人并不认同。内婶儿并不否认内审部工作成绩与部门地位确实存在正相关关系,但是,内审部地位,绝非主要由内审部成绩所决定的,而天然的由公司大BOSS的意识所决定。无论书本理论如何定义,在内审实战中,一个特别重视内审的企业,会自内审部成立初期开始,持续不断的将内审团队调整和打造至预期的、满足公司需求的水平,而绝不会让现有内审团队通过证明自己的能力和业绩,再得到高层正向激励以提升内审的地位。这二者的根本区别在于,前者将内审职能始终视为企业发展的关键部分,后者则有割裂内审职能与企业发展之嫌。
了解到内审部门在企业的真实位置后,工作开展才更能掌握深浅,有的放矢,而不单照着书本理论履行所谓的内部独立监督、评价、咨询职能。
2.做内审,要尝试以平和的心态从不同的角度看待问题
不同的立场、不同的角度,会导致不同的态度、不同的决策。
在大BOSS眼里,看到的永远是企业的全局、企业的未来,在他们看来,相对于优化内部控制,实施精细化管理,怎么让企业活下去永远是最优先的课题。
在运营人员眼里,特别是在市场竞争加剧,企业业绩下滑的阶段,他们首先想到的肯定是如何提升业绩、完成任务,怎么样才能通过完成任务拿到预期的绩效奖金,或者至少不至于遭受处罚。
而在大多数内审人眼里,我们往往也难免的从自己的部门、岗位职责出发,思考问题,怎么去评估风险、怎么能发现问题、以及怎么去提建议、怎么去推动整改,我们很容易忽视大BOSS和运营管理团队的首要心理需求。
这些年,太多人的业务运营朋友跟内婶儿直言,面对一系列业绩压力之时,谁有空搭理内审部门提出的那些问题和建议。听到他们的这些话,作为内审行业老兵,没有挫败感是不可能的,但是这就是现实,我们需要尝试换个角度看问题,继续以平和的心态,履行好我们发现问题、提示风险的基本职责,在力所能及的范围内,推动整改。
话说回来,如果你无法接受这种不被重视,完全可以践行“良禽择木而栖”之理!
3.关于具体审计项目,一定要明确项目审计范围、目标、做好进度管理。
关于本文案例的项目管理,有以下几点反思:
反思一:项目目标
审计多以项目为单位开展工作,成立项目组执行某审计项目的目标是什么?这是必须明确的,不然审计项目无法开展,或者会成为无头苍蝇,四处碰壁,上文项目其实就是一个举报调查,非常明确,老板希望尽快知晓举报内容的真假与否,审计部的核心目标应是尽快核实举报内容,并将调查结果呈报给BOSS,以为其决策提供相关信息,完成核实后,理应按照部门年度审计计划正常开展工作。
反思二:项目时间
以项目形式开展工作,必须更加重要时间管理,何时开始,何时截止,中间有哪些时间节点都是需要在审计项目计划中得到明确的地方,而绝不应该做到何时算何时,做多久算多久,上文项目基本属于没有时间概念,从圣诞节到元旦节到春节再到次年3月才结束现场工作,不仅让被审计方超级反感,也会让项目团队伙伴感到茫然,心生厌倦。
反思三:审计范围
即便项目目标很明确,如果审计范围不明确,审计投入的时间、人力资源也是不可控的,以上文项目为例,由起初的某个会计主体扩大范围到其他会计主体,投入的人力物力不断增加,对部门整体工作及子公司审计工作造成了较大影响,给被审计单位形成了审计人员没有准信的感觉,对审计人员与部门威信造成不利。
反思四:审计计划
正常来讲,审计部应该制定年度审计计划,该计划及计划的变化都应该得到董事会或主管机构/领导的批准,就上文项目而言,审计部是没有计划可言的,或者有计划却根本没有得到执行,项目目标与范围的不断调整也未能得到正式批准,在那个时点将举报调查扩大到专项审计项目,公司领导内心不一定是坚决支持的,毕竟对于大多数公司而言,必须先考虑生存、发展,再来谈内控与精细化管理,无论如何,这是现实,审计人员必须面对。
总的说来,且不论公司对内审的重视程度,单从内审团队自身来讲,内婶儿认为这个案例的核心问题在于审计计划与项目管理的失败,不知各位如何看?欢迎留言交流!
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盲目投入巨大的人力。另外,文章中对第二次扩大审计范围的原因没有详说,不知道有什么样的事项导致要扩大范围和延长时间。还有,报告整理时间长达2个月,时间拖的太长,内审要讲究时效性。一般来说,内审都会制定年度审计计划,但往往要根据实际情况进行修正,在现场审计时遇到特殊情况时,也可以延长或扩大范围,这个是经常遇到的情况。关键是要有时间观念,及时与被审单位和管理层、最高领导人沟通以达到最佳效果。所以,该负责人被调换也是有了合理的解释。