车辆的使用是否符合规定

如何做

第一步  看制度

查看制度规定，关注车辆保管、用车规定、车辆违章的处理、车辆维修等行政管理制度。

第二步  访谈

01

询问行政管理人员

1）  公司一共几辆车，在哪里，用途是什么，哪些是领导专车

2）  用车需要走什么流程，是否有用车记录

3）  车辆存放在哪里

4）  是否允许司机开车回家，如果不允许，继续追问有无特殊和例外的情况。

5）  若车辆发生违章，罚款是公司承担还是司机承担，有何规定。

02

询问司机

1）  是否可以把车辆开回家，如果发生当天无法回公司的情况如何处理

2）  是否有领导专车（这里主要针对车辆配置有明确规定的，如国资企业，集团对下属公司等）

3）  发生违章谁出钱

4）  车辆发生维修、保养如何办理，需要什么手续，是否有定点机构，费用如何结算。

5）  询问员工平时需要用车如何办理，处理速度如何，有没有觉得用车流程中有不妥的地方。

第三步  测试

1、  获取车辆的信息、相应的用车记录，关注以下方面：

1）  用车是否按规定进行相应的申请、审批

2）  用车单、用车记录是否信息完整、尤其是关键信息，如用车时间、用车人、地点等。是否要求在用车结束后将用车里程记录在案（这里主要针对油耗分析，防止车辆乱开，油卡乱用）。

2、  实物保管

1）  在下班后对未存放在指定位置的车辆进行核实

2）  车钥匙是否要求下班后交回

3）  是否定期进行盘点、检查盘点记录

4）  审计人员进行抽盘，尤其关注异地车辆

3、  费用检查

1）  检查维修、保养的费用是否按规定进行审批、支持性文件是否齐全，可以先做一些分析，例如按月按车辆关注异常。

2）  检查票据时，注意票据的地点和时间，如过路、过桥费用，查看去的是哪里，是否有可能去，停车费发票上所列的地点是否异常。

3）  洗车费，洗车的频率是否异常，洗车的地点是否异常。

4）  违规罚款费用是否超过司机允许报销的限额，可以查询财务账中相关费用的列式。

需要资料

1、相关制度、流程文件

2、用车记录

3、汽车相关费用明细及支持性资料

审计中常见问题

1、公车私用

2、用车未按规定审批

3、用车超标

油卡的使用和管理是否符合规定

如何做

第一步 看制度

查看制度规定，关注油卡保管、油卡充值与分配等相关行政管理制度。

第二步 访谈

1、  询问行政管理人员

1）  公司目前有几张油卡，由谁保管，是否一卡一车。

2）  油卡的充值由谁负责办理，是否定期打印油卡充值记录。有的公司采取一张总卡加N张副卡策略，相关办事人员定期对总卡充值，然后在网上通过总卡向副卡进行充值。

3）  是否定期查询油卡的余额。

4）  是否允许司机自行加油后，回公司报销，针对这种情况如何规定，是否发生过此类情况。

5）  是否定期进行油耗分析

2、  询问司机

1）  油卡怎么保管，由谁保管

2）  谁去办理油卡充值

3）  如果遇到油卡不够，如何处理

4）  是否允许个人先垫付加油款后，回公司报销的情况。

第三步 测试

1、  油卡信息是否有隐瞒，建议采取以下方法

1）  在进行车辆检测的时候，先获取车辆对应的油卡信息

2）  对公司的油卡进行盘点，获取油卡的数量、卡号、用途等信息。

3）  查询财务凭证上油卡充值凭证的信息

4）  将上述信息与行政人员提供的油卡信息进行核对，看是否存在异常。

2、  是否对油卡实物进行有效管理。如油卡的数量、保管人、用途是否清楚，建立台账的，台账是否及时更新；油卡账实是否相符；油卡由谁保管，是否安全。对油卡进行盘点，检查账实是否一致，保管情况是否符合规定。

3、  获取油耗分析记录及油卡的定期额度，关注以下方面：

1）  是否定期进行油耗分析，分析的依据是否合理

2）  对油耗异常的月份，需要关注当月的用车情况，公司的业务情况等，并询问相关人员，以验证对方的解释是否合理

3）  对于月度使用超额度或接近限额的情况进行关注，并结合里程匹配分析结果是否存在异常，不过这里有一个前提，就是能对油耗进行一个较为合理的评估，一般情况下，都会用车辆里程数来评估，但前提是里程数是正确的，这又涉及到用车记录上是否对每次的用车里程进行记录

4）  是否存在余额异常的情况，如余额明显偏大

需要资料

1、  相关制度、流程文件

2、  油耗记录

3、  油卡充值记录、余额

审计中常见问题

1、  无相关制度或有制度、但制度规定不完善

2、  油卡账实不符

3、  未定期进行油耗分析

4、  未定期对油卡使用情况及余额进行监控，致使资金占用