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一、案例背景介绍

XXZJ有限公司（化名，以下简称“XXZJ”或“公司”）成立于20世纪50年代，是一家国有背景的煤炭装备研发和生产企业，经历多次改革重组后，公司在2015年被原股东XX集团无偿划转至XX股份有限公司，成为上市公司资产。

在股权划转后，XXZJ需满足外部监管机构对于建立健全内部控制体系并定期评价的要求。并伴随股权划转和职能调整，公司需要明确管理模式和管理要求，加强集团化管理能力，提升企业管理水平。

受国家政策导向变化、行业低迷、客户需求降低以及公司内部精细化管理不足等原因，导致公司出现客户流失、款项回收困难等问题，影响公司的业务量和收益。

二、审计策略与目标

1、可能存在的问题

在股权划转和机构重组的背景下，公司需要规范内部管理，满足外部监管要求，实现企业长远发展。公司内部控制控制基础较为薄弱，内部控制设计缺失较为严重。

2、总体的思路如何

结合以上对运电中心面临的外部宏观环境，以及内部经营结果的分析，项目组重点关注销售管理，研究如何更好的开发客户，降低客户违约风险，尽快回收款项。

3、审计目标

在股权划转和机构重组的双重背景下，通过本次内控审计，指导XXZJ逐步规范内部管理，提升经营效益，在满足外部相关监管要求的前提下，实现公司的长远发展。

三、实施过程与方法

1、审前调查、制订方案过程，说明所用的方法及工具等

为提高本次运营专项审计效果，XXZJ聘请了XX会计事务所参与本次内控审计项目，并采用联合工作机制，由XXZJ审计部与XX会计事务所共同成立内控专项审计工作组。

在审计期间，内控审计工作组采用了个别访谈、制度对标、现场检查、查阅凭证、数据分析等多种方法。

2、审计发现

在对XXZJ开展的销售管理专项审计中，审计工作组发现了较多问题，涉及销售管理方面的问题有：

（一）销售管理制度规定不完整

公司销售管理制度不完整，关键销售管理机制缺失，可能导致销售目标制定不合理，客户开发不当或款项回收困难，影响公司销售业绩的提升和盈利目标的实现。具体缺失的核心管理机制如下：

1、销售目标分解、考核相关规定缺失。

2、市场开发计划和实施相关规定缺失。

3、客户信息管理和客户信用管理相关规定缺失。

4、销售定价标准和定价管理相关规定缺失。

5、投标分析管理规定缺失。

6、销售发货管理相关规定缺失。

7、销售回款管理相关规定缺失。

8、客户服务相关规定缺失。

（二）未建立客户信用评级机制     

经查阅公司营销相关制度发现，公司未建立客户信用评级机制，出现实际操作过程中，严重欠款客户仍可正常签订销售合同，未见风险提示，如神X集团。未建立客户信用评级机制，可能导致公司付款能力差的客户数量增加，影响公司应收账款回收效率。     

（三）未建立市场开发机制

经查阅公司营销相关制度发现，公司未建立市场开发机制，包括市场开发计划与指标制定、市场信息收集跟踪、市场信息分析与利用、市场开发方式与策略、市场开发指标考核等。实际操作中，销售人员未及时跟踪市场信息，且未进行市场现状分析和未来市场情况预测，无法确定开发计划和开发策略，出现非煤市场开发困难，影响公司新市场的进入。未建立市场开发机制，可能导致公司进入新市场准备不足，影响公司市场开拓效率，增加市场开发成本。

（四）未建立应收账款催收机制

经调研发现，公司未建立应收账款催收机制，未明确应收账款职责分工、应收账款的确认依据、应收账款信息传递、应收账款催收实施等。实际操作中，出现以下问题：

1、2016年1月-8月验收报告均未及时回收并归档，无法确定应收款日期，影响收款效率；

2、应收账款账期长，回收困难，存在4-5年长期挂账的账款。如XX能源有限责任公司、内蒙古XX投资有限公司、山西XX能源有限责任公司、山西XX有限责任公司等。

未建立应收账款催收机制，可能导致应收账款回收困难，影响公司资金流动性。

（五）营销合同评审有待规范

1、部分合同缺失重要条款或重要信息。如：

（1）合同关键条款缺失（如与 XX有限责任公司签订的XX协议，无到货要求和付款条件）。

（2）合同缺失合同签订日期。（如与 XX有限责任公司签订的XX协议）。

2、合同签订日期早于最终审批日期。2016年有12份销售合同的签订日期早于合同审批通过日期，且未见合同审批后补说明；如与 XX有限责任公司签订的XX协议（金额XX元），审批通过日期为2016/1/8，合同签订日期为2015/12/16等。

3、合同评审记录表缺失。7份销售合同和17份运费合同未见《合同评审记录表》，无法确定合同审批情况，如与 XX有限责任公司签订的XX销售合同（金额XX万元）未见《合同评审记录表》。

4、合同审批权限与制度规定不符。经查阅公司营销相关制度发现，1000万元以下的合同由公司分管副总审批，1000万元及以上的合同由公司总经理审批后方可签订，但在查阅资料时发现7份销售合同未见公司分管领导审批记录；如与 XX有限责任公司签订的XX销售合同（金额XX万元），仅有销售部门负责人的审批记录等。

5、合同未经财务和法务审核。在7份销售合同和17份运费合同里，未见财务和法务审核记录。

公司在合同评审方面不规范，或未经适当授权的问题，可能导致合合同关键条款缺失（如收付款条款）、合同关键要素缺失（如合同签订日期），影响公司的经营效率。

四、结果与建议

1、审计结论

经过本次审计，发现XXZJ经过多年的发展，公司经营管理上均取得了一定的成绩，业务定位明确、经营模式成型、管理积累丰富、风险意识强，但距离上市规范的要求还有一段距离。尤其是公司销售管理的内部控制现状非常薄弱，员工主动销售意识不足，关键控制环节缺失，销售信息登记不完整，激励考核体系未建立，需要公司管理层重视和改进。

2、管理借鉴及建议

针对XXZJ在内控审计中发现的问题，审计工作组建议公司可考虑从以下方面进行改进完善：

（1）针对销售管理制度规定不完整的问题，建议公司可考虑建立并实施销售管理制度体系：

①营销计划管理制度：至少涵盖销售计划的制定、业绩指标的制定与分解、销售情况分析、业绩考核等内容。

②市场开发与客户管理制度：明确市场开发计划与预算制定，市场开发实施、市场信息收集与登记、客户信息管理、客户信用管理、客户维护等相关内容。

③投议标管理制度：增加投标信息登记、投标档案管理、投标结果分析、议标管理等相关的内容。

④销售定价与合同签订管理制度：明确中心产品的定价策略、折扣折让种类、折扣折让使用权限、权限外折扣折让审批程序等。

⑤应收账款管理制度：明确应收账款分析机制、各部室职责分工、催收方式与催收程序、催收记录的流转与保管、应收账款考核等内容。

（2）针对企业未建立客户信用评级机制的问题，建议公司建立客户信用评级机制：

①明确职责分工：财务部门负责客户信用等级的确定，营销部门负责提供客户信用评级的基础资料和初步分析结果；

②建立客户信用台账：营销部门和财务部门均需建立客户信用台账，明确客户编号、客户名称、客户性质、客户总合同额、客户信用等级、客户信用等级授予日期等；

③实施客户信用评级：营销部门负责收集客户信用等级基础资料，包括财务资料、公司资质、历史合同、历史收款记录等，并根据收集资料进行初步客户信用等级分析。营销部门将分析结果和基础资料提交财务部门，最终确定客户信用等级。

④定期更新客户信用等级：原则上每年至少对客户信用等级进行一次评估，评估程序同客户信用评级程序。

（3）针对未建立市场开发机制的问题，建议公司建立市场开发机制，明确市场开发职责分工（细分至营销部门各岗位）、市场开发原则、市场开发计划和方案的编制、市场开发执行跟踪、市场开发分析、市场开发考核等。

（4）针对未建立应收账款催收机制的问题，建议公司建立健全应收账款催收机制，明确各相关部室的职责分工、催收原则、应收账款信息传递渠道、不同账期款项的催收方式、催收记录保管、应收账款催收考核等。

（5）针对营销合同评审有待规范的问题，建议公司从以下几个方面加强合同管理：

①梳理合同评审权限。公司需从金额和合同种类两个维度确定合同审批权限，同时，建议公司规定财务人员和法务人员必须对合同条款进行审核，以保证合同收付款条款清晰，合同条款合法合规。

②加强合同执行效率。在明确合同审批权限后，公司应加强合同管理制度的执行效率，如合同必须经相应权限审批人审批通过后方可签订，每份合同必须有合同评审记录表方可盖章，合同归口管理部室和合同经办部室需妥善保管合同资料等。

五、思考与启示

本次内控审计对XXZJ的管理模式进行分析，对其在销售目标、市场开发、合同订立、销售发货、款项回收、客户服务等六大核心环节中存在的问题进行了梳理，对今后的精细化管理提出了改进建议。

近年来，在内外部环境的双重影响下，煤炭产能过剩，企业发展速度下滑，经营压力增加，收入和毛利均有所下滑。对此困局，传统粗放式的发展模式必须改革，XXZJ需要顺应形势，对管理职能重新定位，推动核心业务下沉，分步分阶段完善内部管理、以更好满足市场需求，实现其自身的发展目标。