2.2【采购】采购授权审批制度
- 2018-03-30 05:40:00
- 内审网 原创
- 1849
第1章 总则
第1条 目的
为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求,特制定本制度。
第2条 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。
1.采购员应当在职权范围内,按照审批人的批准办理采购与付款业务。
2.对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,采购员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
第4条 对于重要和技术性较强的采购业务,采购部应当组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止出现决策失误而给公司造成严重损失。
第2章 采购业务程序
第5条 请购
使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请,经部门经理签字后,及时向采购部门提出采购申请。
第6条 审批
采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。
1.采购预算内采购金额在2万元以内的,采购部经理审批;采购金额在2万~5万元的,采购部经理审核,报请财务总监审批;采购金额在5万元(含)以上的,由财务总监审核,报请总经理审批。
2.超预算或预算外采购项目均由财务总监审核,总经理审批。
3.对不符合规定的采购申请,审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
第7条 采购
1.采购部经理根据经过审批的请购内容,组织采购员进行采购。
2.采购员进行市场调查,进行比质、比价,拟定供应商名单,经采购部经理审核并提出参考意见后,交总经理最终确定合格供应商名单。
3.采购部根据合格供应商名单进行采购谈判,采购员拟定采购合同后,交采购部经理审阅,报相关负责人审批后签订采购合同。
(1)采购计划范围内金额在2万元以下的采购合同,需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可。
(2)采购计划范围内金额在2万~5万元以内的采购合同,需交财务部审核,财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同。
(3)采购计划范围内金额在5万元以上的采购合同,经财务总监审核、总经理审批后交授权采购部经理签订采购合同。
(4)采购计划外的所有采购合同,需由财务部核对后,交财务总监审核,总经理审批后授权采购部经理签订采购合同。
第8条 验收
质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库,对于在验收中发现的问题应及时通知采购部,采购员根据验收情况进行办理。
1.验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况,采购员需提出解决方案,报采购部经理审批。
2.采购商品出现重大质量问题,由采购部经理组织召开问题解决会议,邀请质检部、财务部、技术等相关人员参加;采购部负责编写《问题解决方案》,经总经理审批后负责处理。
第9条 付款
1.财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核,具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备,内容是否真实,手续是否齐全,计算是否正确。
2.应付账款在2万元以内的,财务部经理审批;应付账款在2万~5万元的,财务部经理审核,财务总监审批;应付账款在5万元以上,财务总监审核,总经理审批。
3.预付款与定金在1万元以内的,财务部经理审批即可;预付款与定金在1万~3万元以内的,报财务总监审批;预付款与定金在3万元以上的,由总经理审批。
4.审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳办理货款支付,并通知采购员联系供应商。
第3章 采购账务处理
第10条 财务部在采购单据齐全的情况下,按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。
第11条 将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面。如凭证资料较多,也可另外装订成册,注明索引号后存档。
第12条 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账。
第13条 对账
1.财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。
2.取得供应商对账单,审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致,在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后,公司与供应商的月末余额应保持一致。
第4章 附则
第14条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。
第15条 本制度自 年 月 日起开始实施。
第16条 相关文件表单
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